Hoeveel gedoe is het écht om over te stappen naar een andere arbodienst?

“Eigenlijk wilden we allang overstappen, maar we stelden het steeds uit.” Dat zei een HR-manager van een middelgroot bedrijf toen ze eindelijk de knoop doorhakten. Hun vorige arbodienst was moeilijk bereikbaar en de begeleiding van zieke medewerkers liet te wensen over. Toch deden ze er bijna een jaar over om actie te ondernemen. Waarom? Ze zagen op tegen het regelwerk. 

“Eigenlijk wilden we allang overstappen, maar we stelden het steeds uit.” Dat zei een HR-manager van een middelgroot bedrijf toen ze eindelijk de knoop doorhakten. Hun vorige arbodienst was moeilijk bereikbaar en de begeleiding van zieke medewerkers liet te wensen over. Toch deden ze er bijna een jaar over om actie te ondernemen. Waarom? Ze zagen op tegen het regelwerk. 

En dat is herkenbaar. Je bent niet tevreden over je arbodienst, maar overstappen voelt als veel gedoe. Wat moet je regelen? Wat als je iets vergeet? Die onzekerheid zorgt ervoor dat veel organisaties blijven hangen. 

Bij ADXpert hebben we elke maand wel nieuwe klanten die naar ons overstappen. Ik help ze om helderheid te krijgen: wat komt er echt bij kijken, wat moet je regelen en – vooral – hoe voorkom je dat het een onoverzichtelijk project wordt?  

In dit artikel geef ik je een eerlijk overzicht van wat er écht bij overstappen naar een andere arbodienst komt kijken. Je leest 

• wat organisaties verstaan onder 'gedoe’ 
• wat je écht moet weten over overstappen naar een andere arbodienst 
• met 5 praktische tips voor een soepele overstap 

Na het lezen weet je precies waar je op moet letten en kun je met vertrouwen bepalen of en wanneer je wilt overstappen. 

We beginnen bij de kern: waarom blijven zoveel organisaties zitten bij een arbodienst die eigenlijk niet meer past? 

Waarom blijven organisaties zitten bij een arbodienst die niet past? 

Veel HR-managers en directieleden die weten dat de huidige arbodienst niet meer voldoet, blijven toch zitten waar ze zitten. De reden? De angst dat overstappen ingewikkeld. Rommelig of zelfs risicovol is.  

De angst voor gedoe wint het dan van de wens om te verbeteren. En dat is begrijpelijk. Want niets doen voelt veilig, terwijl een overstap voelt als iets waar veel mis kan gaan. Maar blijven zitten bij een dienstverlener die niet levert, kost je óók geld en tijd én zorgt ervoor dat zieke medewerkers mogelijk langer uitvallen. 

Tijd om in kaart te brengen wat organisaties precies bedoelen met ‘gedoe’. 

Wat bedoelen organisaties met ‘gedoe bij overstappen’? 

Overstappen is meer dan een contract opzeggen. Denk aan medische machtigingen, lopende dossiers of ontbrekende uitloopdekking bij de je contract. Die zaken moet je goed regelen. Regel je deze zaken niet op tijd, dan loop je risico op vertraging, fouten of zelfs financiële consequenties. Daarom is het belangrijk om goed zicht te hebben op de belangrijkste knelpunten bij een overstap.  

De tabel hieronder geeft een overzicht: wat zijn de meest genoemde obstakels, wie is waarvoor verantwoordelijk en – belangrijker nog – wat kun je doen om problemen te voorkomen? 

Je ziet: het gedoe zit niet in één grote hobbel, maar in meerdere kleinere stappen die goed afgestemd moeten worden. Nu je weet waar de knelpunten zitten, nemen we ze één voor één met je door. Zo zie je wat er écht speelt en hoe je dit per onderdeel slim kunt aanpakken. 

1. Overdracht van medische dossiers 

Medische dossiers mogen niet zomaar worden overgedragen. Daarvoor is toestemming nodig van elke medewerker. Die moet je aanvragen en registreren. Een goede arbodienst helpt je hierbij en begeleidt dit proces actief. 

2. Contracten en opzegtermijnen 

Veel organisaties weten niet precies wanneer hun contract afloopt of welke opzegtermijn geldt. Soms is er sprake van automatische verlenging. Check dit ruim op tijd om vertraging te voorkomen. Neem ook tijdig je Ondernemingsraad of Personeelsvertegenwoordiging mee in het selectieproces van de nieuwe arbodienst. 

3. Lopende verzuimdossiers 

Wat gebeurt er met lopende trajecten? Wordt begeleiding onderbroken? Met goede afstemming en begeleiding is dit niet nodig. Maak duidelijke afspraken wie wat doet in het kader van de Wet Verbetering Poortwachter. Juist hier bewijst een professionele arbodienst zijn waarde. 

4. Nieuwe systemen 

Onzekerheid over nieuwe software of onbekende aanspreekpunten kan verlammend werken. Niemand zit te wachten op nóg een inlog of onduidelijke werkwijze. Met goede uitleg en begeleiding voorkom je verwarring en fouten. Plan een overstap met een koppeling van systemen dus tijdig. 

5. AVG en communicatie 

Is alles AVG-proof? Hoe vertel je het aan je medewerkers? En moet je echt ‘weer helemaal opnieuw beginnen’? Een goede arbodienst helpt je met voorbeeldteksten en communicatieplanning. 

Wat je écht moet weten over overstappen naar een andere arbodienst 

Overstappen hoeft geen chaos te zijn, zolang je op tijd begint en weet waar je op moet letten. Met een duidelijk plan en de juiste ondersteuning wordt overstappen overzichtelijk. 

Een nieuwe arbodienst helpt je met het opvragen van machtigingen, verzorgt een veilige overdracht en begeleidt waar nodig ook je medewerkers. De meeste obstakels ontstaan als je te laat begint of niet weet wat je moet regelen. 

Daarom is het slim om vóór de overstap al inzicht te hebben in je huidige situatie: lopende dossiers, contracttermijn en technische koppelingen. Laten we kijken hoe je dit concreet aanpakt. 

5 praktische tips voor een soepele overstap 

#1. Check je huidige contract 

Bekijk je opzegtermijn, looptijd en eventuele automatische verlengingen. Wacht hier niet mee tot het laatste moment. Neem je OR ook tijdig mee in je beslisproces.

#2. Vraag machtigingen tijdig aan 

Zonder machtiging mag een medisch dossier niet overgedragen worden. Regel dit op tijd. Je nieuwe arbodienst helpt je hiermee.

#3. Bereid communicatie naar medewerkers voor 

Geef helderheid. Vertel wat er verandert, wat hetzelfde blijft en waarom je overstapt. Een goede arbodienst biedt hiervoor voorbeeldteksten.

#4. Spreek duidelijke taakverdeling af 

Een vaste contactpersoon, goede taakverdeling en projectmatige aanpak voorkomen misverstanden. Laat je begeleiden.

#5. Denk vooruit bij systemen 

Gebruik je een HR-tool of portaal? Zorg dat je deze koppelingen meeneemt in je implementatieplan. Dan kom je niet voor verrassingen te staan.

Nu je weet wat je kunt doen om het overzicht te bewaren, is de volgende stap: werken met een arbodienst die dit proces goed begeleidt. 

Wat je mag verwachten van een nieuwe arbodienst bij overstappen 

Een nieuwe arbodienst ondersteunt je bij het hele overstapproces. Denk aan het opvragen van machtigingen, het veilig overdragen van gegevens en het informeren van medewerkers. Ook zorgt de arbodienst dat verzuimbegeleiding niet onderbroken wordt en dat je toegang krijgt tot systemen en ondersteuning. 

Bij grotere organisaties wordt vaak gewerkt met een implementatieplan, inclusief communicatie, systeemkoppelingen en duidelijke rolverdeling. Denk bijvoorbeeld aan een plan met een stappenplanning voor systeemkoppelingen, voorbeeldcommunicatie richting medewerkers en een overzicht van wie intern welke taken oppakt. Zo blijft het proces overzichtelijk, ook als meerdere afdelingen betrokken zijn. 

Veel werkgevers vragen zich af: hoe weet je of een nieuwe arbodienst écht beter past dan de huidige? In deze video leg ik uit waar je als werkgever op moet letten bij het kiezen van een nieuwe arbodienst. 

Overstappen in één week: hoe dat eruit kan zien 

Een productiebedrijf met 120 medewerkers klopte bij ons aan omdat de frustratie over hun vorige arbodienst te groot werd. Ze verwachtten een moeizaam traject van maanden, maar met een goede voorbereiding stonden ze binnen één week volledig ‘live’. Machtigingen geregeld, systeemtoegang klaar, medewerkers geïnformeerd, casemanager geïntroduceerd. 

De HR-manager gaf achteraf aan dat de overstap slechts 6 tot 8 uur van haar tijd kostte, verspreid over die week. De rest werd gecoördineerd door onze casemanager en IT-support. Voor de leidinggevenden bleef de impact beperkt tot een korte introductiecall en een informatiemail naar hun teams. 

Dat laat zien: met de juiste ondersteuning hoeft overstappen niet ingewikkeld te zijn. 

Overstappen naar een andere arbodienst hoeft geen hoofdpijndossier te zijn 

Zoals het productiebedrijf uit de inleiding liet zien: met de juiste begeleiding kan het écht binnen een week geregeld zijn. Geen chaos, geen stilstand — wél overzicht, rust en betere verzuimbegeleiding. Dát is wat een goede overstap je kan opleveren. 

Ja, overstappen kost aandacht. Maar nee, het hoeft geen 'gedoe’ te zijn. Met de juiste voorbereiding en begeleiding van een partij die weet waar je tegenaan loopt houd je grip op het proces. Winst? Kortere verzuimtrajecten, betere communicatie en vooral rust. 

Bij ADXpert begeleiden we overstaptrajecten van begin tot eind. We regelen wat geregeld moet worden. Zonder dat jij het wiel opnieuw hoeft uit te vinden. 

Sta jij op het punt om te wisselen van arbodienst of twijfel je nog of dit het juiste moment is? Dan is een vrijblijvende kennismaking een logische eerste stap. We denken met je mee, brengen je situatie in kaart en geven je een concreet plan van aanpak. Zo weet je precies waar je aan toe bent.