De 5 grootste problemen met arbozorg bij kleine bedrijven

Het is druk, een van je vaste mensen is ziek en je merkt dat de rest van het team op z’n tenen loopt. Dan krijg je een bericht: de Inspectie SZW komt volgende week langs voor een controle. Je zoekt snel de papieren erbij, maar je komt er al gauw achter dat je RI&E verouderd is en het basiscontract met de arbodienst verlopen.  

Je voelt de bui al hangen. Want hoe ga je uitleggen dat je zieke medewerker al weken thuiszit door overbelasting en er niets is vastgelegd over werkdruk of veiligheid? Uit een recent onderzoek van de Nederlandse Arbeidsinspectie blijkt dat het bij kleine bedrijven vaak misgaat met de arbozorg: in ruim 80% van de gevallen ontbreken essentiële onderdelen zoals een actuele RI&E of basiscontract met een arbodienst. Als dit misgaat, kost het niet alleen geld, maar ook het vertrouwen van je mensen. 

Als werkgever wil je het goed regelen voor je werknemers. Maar wanneer je geen aparte HR-afdeling hebt of medewerkers die meerdere taken vervullen, kan het lastig zijn om tijd te maken voor zaken zoals arbobeleid. Niet uit onwil, maar omdat het simpelweg onderaan de lijst staat. Tot het misgaat. En dan is het te laat. 

Als arbodeskundige spreek ik regelmatig ondernemers die zich achteraf realiseren dat ze eerder aan de bel hadden moeten trekken. Niet omdat ze iets verkeerd deden, maar omdat ze geen overzicht hadden.  

Gelukkig hoeft het niet ingewikkeld te zijn om dit goed te regelen, als je weet waar je moet beginnen. 

In dit artikel neem ik je stap voor stap mee langs de 5 grootste risico’s van ontbrekend arbobeleid: 

1. Verhoogde kans op ongevallen en ziekteverzuim 
2. Werkdruk en stress blijven onzichtbaar 
3. Aansprakelijkheid bij incidenten 
4. Verlies van vertrouwen & uitstroom medewerkers 
5. Onvoldoende voorbereid zijn op een inspectie

En laat ik je zien hoe je in 4 overzichtelijke stappen de basis op orde krijgt.
Zodat je weer rust, overzicht en vertrouwen krijgt. 

1. Verhoogde kans op ongevallen en ziekteverzuim

Wanneer risico’s niet in kaart zijn gebracht, ontstaan onveilige situaties. Denk aan verouderde machines zonder afscherming, zware fysieke belasting of gevaarlijke stoffen zonder duidelijke instructies. 

Kleine bedrijven hebben zelden een preventiemedewerker of veiligheidscoördinator, die deze gebreken zouden opmerken en aanpakken. Wanneer er dan ook geen actuele RI&E is, blijven risico’s onzichtbaar.  

Het ontbreken van passende maatregelen of instructies vergroot de kans op valpartijen, letsel door machines of blootstelling aan gevaarlijke stoffen. Met als gevolg ziekteverzuim dat niet alleen geld kost, maar ook extra druk legt op de rest van je team. 

Ook sectoroverstijgende risico’s, zoals fysieke overbelasting of stressgerelateerde klachten, worden vaak niet tijdig gesignaleerd. Dit kan in vrijwel elke branche leiden tot ongevallen, uitval of langdurige ziekte. 

2. Werkdruk en stress blijven onzichtbaar

Psychosociale arbeidsbelasting (PSA), zoals werkdruk, stress en ongewenst gedrag, is een van de grootste oorzaken van langdurig verzuim. In kleine teams heeft het uitvallen van één medewerker meteen impact op de rest. 

Medewerkers voelen zich niet gehoord en leidinggevenden vinden het lastig bespreekbaar te maken. Juist omdat het over 'gevoel' gaat, wordt er vaak niets mee gedaan. En zo blijft stress sluimeren tot iemand uitvalt. 

Signalen die vaak gemist worden, die kunnen wijzen op oplopende stress: 

• Regelmatig overwerken
• Geen pauzes nemen
• Cynische opmerkingen of terugtrekkend gedrag 

Deze signalen zijn vaak de eerste aanwijzingen. Worden ze niet opgepakt, dan ontwikkelen ze zich tot bredere gevolgen:

• Verminderde productiviteit en motivatie 
• Meer fouten en lagere kwaliteit van werk 
• Slechte werksfeer met spanningen en hoger personeelsverloop 

Daarnaast ben je als werkgever wettelijk verplicht PSA te inventariseren en te beperken via de RI&E en arbobeleid. Negeer je dit, dan kunnen boetes door de Arbeidsinspectie volgen.  

Een effectief PSA-beleid omvat vertrouwenspersonen, gedragscodes, klachtenprocedures en duidelijke voorlichting. 

Wil je PSA beter in kaart brengen en bespreekbaar maken? Met een onafhankelijk vertrouwenspersoon of een preventief medisch onderzoek (PMO) creëer je structureel meer inzicht en vertrouwen. 

3. Aansprakelijkheid bij incidenten

Als ondernemer ben je verantwoordelijk voor een veilige werkomgeving. Kun je niet aantonen dat je dit goed hebt geregeld, dan ben je bij een incident persoonlijk en juridisch aansprakelijk.  

Deze verplichting volgt uit artikel 7:658 van het Burgerlijk Wetboek en betekent dat je moet kunnen aantonen dat je al het redelijkerwijs mogelijke hebt gedaan om ongevallen en schade te voorkomen. 

Aansprakelijkheid kan ver gaan: niet alleen materiële schade (zoals medische kosten), maar ook smartengeld, inkomensderving en re-integratiekosten kunnen op jouw bord belanden. In ernstige gevallen kan zelfs strafrechtelijke vervolging of persoonlijke aansprakelijkheid van bestuurders spelen. 

Belangrijk om te weten is dat de bewijslast bij jou als werkgever ligt: kun je niet aantonen dat je je zorgplicht bent nagekomen, dan ben je aansprakelijk, tenzij de werknemer bewust roekeloos of met opzet heeft gehandeld. 

Dat betekent dat je als werkgever kans loopt op: 

• Boetes van de Inspectie SZW 
• Schadeclaims van werknemers of hun verzekering 
• Hoge financiële claims voor medische kosten en vergoedingen 
• Reputatieschade die je moeilijk herstelt 
  

4. Verlies van vertrouwen & uitstroom medewerkers

Medewerkers willen voelen dat hun gezondheid en veiligheid ertoe doen. Als ze merken dat daar geen aandacht voor is, brokkelt het vertrouwen af.  

Dit heeft als gevolg dat betrokken mensen vertrekken en nieuw talent liever kiest voor een werkgever die zijn zaken wél op orde heeft. Wat weer directe impact heeft op de sfeer in het team. 

5.Onvoldoende voorbereid op inspectie

Een inspectie kan zich richten op zowel de werkvloer als de administratie. Inspecteurs controleren niet alleen veiligheidsmaatregelen, maar ook documenten zoals contracten, loonadministratie en je arbobeleid.  

Wat moet je kunnen aantonen in je arbobeleid: 

• Een actuele RI&E met plan van aanpak 
• Een basiscontract met een gecertificeerde arbodienst 
• Documentatie van maatregelen die zijn genomen 

Leg deze documenten vast en houd ze actueel. Zo kun je altijd met vertrouwen een inspectie doorstaan.  

De Inspectie SZW komt op controle bij werkgevers in uiteenlopende situaties. Vaak gebeurt dit risicogericht bij sectoren als bouw, industrie, logistiek of zorg, waar de kans op ongevallen en overtredingen groter is.  

Ook klachten van werknemers, meldingen van onveilige situaties of tips van derden kunnen aanleiding zijn voor een inspectiebezoek.  

Ernstige ongevallen of calamiteiten moeten altijd gemeld worden en leiden vrijwel direct tot een onderzoek. Bedrijven die eerder overtredingen hebben gehad, krijgen bovendien vaker een herinspectie.  

Daarnaast voert de Inspectie steekproeven en thematische projecten uit, bijvoorbeeld rond psychosociale arbeidsbelasting of arbeidstijden. 

Tabel: Risico’s, Gevolgen en Oplossingen 

In 4 stappen naar georganiseerde arbozorg  

Bedrijven die hun risico’s goed in kaart brengen en gericht aanpakken, hebben aantoonbaar minder verzuim, meer betrokkenheid en meer rust in de organisatie. Ook hoef je niet meer op te zien tegen een onverwachte inspectie. 

Het goede nieuws? Je hoeft jouw arbobeleid niet in één keer perfect te regelen. Juist kleine, haalbare stappen maken het verschil. Begin bij de basis en bouw van daaruit verder. Hieronder vind je vier praktische stappen waarmee je de zorg rondom veiligheid overzichtelijk én werkbaar maakt. 

Voor je aan de slag gaat met de 4 stappen, is het goed om te starten met inzicht in je huidige situatie. Met de gratis Grip op Verzuim Scan weet je in 5 minuten weet hoe jouw organisatie ervoor staat op gebied van preventie, inzetbaarheid en verzuimrisico’s. Zo start je de vier stappen met een helder vertrekpunt en zie je sneller resultaat. 

Stap 1: Kies een passende arbodienst 

Begin met een basiscontract bij een arbodienst. Ga voor een partij die ervaring heeft met kleine bedrijven. Die begrijpt je situatie en biedt geen onnodige pakketten. Wil je meer weten over hoe je een arbodienst selecteert? Bekijk dan deze video: Arbodienst selecteren. 

Stap 2: Een actuele RI&E opstellen 

Om een actuele RI&E op te stellen kan je de gratis Routeplanner van het Steunpunt RI&E gebruiken. Hiermee vind je het juiste branche-instrument. Wanneer je gebruik maakt van een geactualiseerde branche RI&E, hoef je bij minder dan 25 medewerkers deze niet te laten toetsen. Dat scheelt weer tijd én geld. 

Stap 3: Betrek je team 

Je medewerkers zien dagelijks waar risico’s zitten. Vraag actief naar hun input. Dit vergroot niet alleen de kwaliteit van je RI&E, maar ook het draagvlak voor de aanpak die je kiest. Neem arbozorg op in je reguliere overleggen. Toon betrokkenheid door actief naar signalen te vragen en communiceer wat je regelt.

Stap 4: Maak het structureel

Plan elk jaar een vast moment om je RI&E bij te werken. Wat is er veranderd? Zijn er nieuwe risico’s? Door dit klein en concreet te houden, voorkom je dat arbozorg weer naar de achtergrond verdwijnt. Het kan helpen om dit te koppelen aan andere vaste momenten zoals een MTO/PMO, werkplekscan of functioneringsgesprekken.  

Wil je dit goed regelen? Zo helpen wij je verder 

Zonder goed geregeld arbobeleid lopen kleine bedrijven onnodige risico’s: Van ongevallen en ziekteverzuim tot boetes en reputatieschade. 

Gelukkig hoef je jouw arbobeleid niet in één keer perfect geregeld te hebben. Door de 4 stappen uit dit artikel te volgen kan jij een goede basis leggen voor de arbozorg in je bedrijf. 

Met een helder overzicht, een RI&E die klopt en betrokkenheid van je team, hoef jij je geen zorgen te maken over de volgende Inspectie. 

Bij ADXpert helpen we dagelijks bedrijven bij het opstellen van een haalbaar arbobeleid, afgestemd op hun organisatie, medewerkers én branche. 

Weet jij hoe je arbobeleid er écht voor staat? Plan nu een vrijblijvend adviesgesprek over RI&E-verplichtingen en kies in het menu ‘RI&E’. In 30 minuten ontdek je welke stappen jouw organisatie direct kan nemen. 

Of doe de Grip op Verzuim Scan en krijg direct inzicht in hoe jouw organisatie scoort op preventie, inzetbaarheid en verzuimrisico’s. 

Zo maken we arbozorg werkbaar voor jouw organisatie.