Wat zijn de gevolgen van overstappen van arbodienst (en hoe regel je dit tijdig)?

Als werkgever kan je er tegenaan lopen dat de communicatie met je huidige arbodienst traag verloopt, re-integratietrajecten niet van de grond komen of dat je het gevoel hebt dat je medewerkers niet serieus worden genomen. 

Niet zo gek dus dat veel werkgevers erover nadenken om over te stappen naar een andere arbodienst. Maar kan dit zomaar? Wat zijn de gevolgen? En met welke praktische zaken moet je rekening houden? 

Stel je voor: je besluit over te stappen terwijl er nog zieke medewerkers in dienst zijn. De oude arbodienst draagt de dossiers over, maar niet alles blijkt compleet. De nieuwe arbodienst neemt geen verantwoordelijkheid voor het eerdere traject, en bij toetsing door het UWV blijkt het dossier niet op orde. Er volgt een loonsanctie omdat het dossier niet compleet is. Een onverwacht financieel risico dat je liever had vermeden. 

Als adviseur arbodienstverlening zie ik dat veel werkgevers deze risico’s onderschatten. Met mijn jarenlange HR-ervaring weet ik waar je tegenaan kunt lopen. Denk aan onderbrekingen in lopende re-integratietrajecten, vervallen garanties of medewerkers die opnieuw hun hele verhaal moeten vertellen. Gelukkig is overstappen vaak eenvoudiger dan gedacht, als je maar weet waar je op moet letten. 

In dit artikel leg ik je uit: 

• Wat de gevolgen zijn van het overstappen van een arbodienst; 
• Welke impact dat heeft op je dossiers en medewerkers; 
• En hoe jij in 7 stappen zorgeloos overstapt. 

Wat zie ik in de praktijk vaak misgaan? 

De belangrijkste reden is onvrede over de samenwerking, vooral de snelheid en kwaliteit van reacties. Werkgevers verwachten dat een arbodienst meedenkt en proactief handelt. Als dat uitblijft, ontstaat het gevoel er alleen voor te staan. Dat is vaak het moment waarop men een overstap serieus overweegt.  

Bij organisaties die ontevreden zijn, maar tóch blijven zitten, loopt de communicatie vaak stroef. Spreekuren bij de bedrijfsarts laten lang op zich wachten en updates blijven uit. HR of directie schuift een overstap soms een jaar vooruit vanwege andere prioriteiten. Het gevolg: medewerkers blijven langer ziek en verzuimkosten lopen op. 

Waarom overstappen loont 

Veel organisaties blijven zitten bij hun huidige arbodienst, ondanks de ontevredenheid over de dienstverlening. Soms uit gemak, soms omdat men opziet tegen het regelwerk. 

Toch blijkt in de praktijk dat overstappen écht het verschil kan maken: snellere re-integratie, minder verzuim en betere begeleiding van medewerkers. Dit kan leiden tot een hechtere samenwerking met de arbodienst en tot betere resultaten binnen de organisatie.  

Wat levert overstappen concreet op? 

Een overstap biedt de kans om de samenwerking opnieuw en beter af te stemmen. Je kunt afspraken maken die passen bij jouw organisatie en behoeften. Door kritischer te kijken naar het verzuimproces en te kiezen voor een partner die actief meedenkt, verbeter je de inzetbaarheid en tevredenheid van medewerkers.  

Hoe doelmatiger alle partijen samenwerken, hoe lager de verzuimkosten. Dat komt niet alleen door snellere re-integratie, maar ook door preventie. 

Wanneer je deze afweging hebt gemaakt en wil overstappen van arbodienst is het belangrijk om rekening te houden met verschillende aandachtspunten:  

• Overdracht van dossiers  
• Impact op medewerkers  
• Voldoen aan wettelijke verplichtingen  
• Mogelijkheden voor extra dienstverlening 

Hieronder leggen we uit waarom. 

Wil je een samenvatting van alles waar je rekening mee moet houden bij een overstap, bekijk dan deze video. 

Dossieroverdracht: zorgvuldig maar noodzakelijk 

Zoals in het voorbeeld aangegeven, is de overdracht van verzuimdossiers is een van de belangrijkste en meest kwetsbare onderdelen van een overstap. Medische informatie, re-integratieplannen en voortgangsrapportages moeten volledig en correct worden overgedragen naar de nieuwe arbodienst.  

Gebeurt dit niet zorgvuldig, dan bestaat het risico dat trajecten vertragen of opnieuw moeten worden opgestart. 

Een belangrijk aandachtspunt is de continuïteit en compleetheid van het dossier. De nieuwe arbodienst is meestal niet verantwoordelijk voor eerder opgebouwde dossiers.  

Blijken de dossiers onvolledig of niet op orde, dan loop je als werkgever risico op een loonsanctie bij toetsing door het UWV. Dit risico is reëel: het UWV beoordeelt of je als werkgever voldoende re-integratie-inspanningen hebt geleverd. Als het dossier niet compleet is, kan dat leiden tot een loonsanctie die je een jaar extra loon kan kosten.

Daarom is het verstandig om vooraf goed na te gaan hoe volledig en up-to-date de lopende dossiers zijn. Bij ADXpert maken we per situatie afspraken over de dossieropbouw, zodat je weet wie waarvoor verantwoordelijk is en je geen onnodige risico's loopt.

Impact op medewerkers 

Zieke medewerkers verkeren vaak al in een kwetsbare positie. Een overstap naar een nieuwe arbodienst betekent dat zij opnieuw hun verhaal moeten doen, moeten wennen aan een andere werkwijze en vertrouwen moeten opbouwen met een nieuwe casemanager. 

Zeker voor langdurig zieken kan dit extra belastend zijn. Door medewerkers tijdig te informeren en de overdracht goed te regelen, voorkom je onnodige vertraging en onzekerheid. 

Wettelijke verplichtingen blijven gelijk 

Ook na de overstap blijft je organisatie verplicht te voldoen aan de Arbowet. Dat betekent onder meer een actuele Risico-Inventarisatie & Evaluatie, toegang tot een bedrijfsarts en begeleiding volgens de Wet Poortwachter. Let er daarom op hoe je nieuwe arbodienst deze verplichtingen organiseert en of de ondersteuning aansluit bij de behoeften van jouw organisatie. 

Extra dienstverlening kan het verschil maken 

Naast de verplichte taken kunnen moderne arbodiensten meerwaarde bieden. Denk aan bedrijfsartsen die op locatie komen, casemanagers die actief meedenken over preventie en een multidisciplinair team dat direct kan schakelen.  

Steeds vaker bieden arbodiensten ook werkplekonderzoeken, trainingen voor leidinggevenden, coaching en data-analyse voor vroegsignalering van verzuim. Controleer daarom goed of je nieuwe contract niet alleen aan de wettelijke eisen voldoet, maar ook aansluit bij je organisatiedoelen. Denk daarbij ook aan de keuze tussen maatwerkregeling en vangnetregeling. Dit heeft direct invloed op hoe flexibel en betrokken je arbodienst kan opereren binnen jouw organisatie. 

Hoelang duurt een overstap van arbodienst? 

Een volledige overstap van arbodienst duurt gemiddeld 3 tot 4 maanden. De eerste 3 maanden zijn nodig voor de voorbereiding, zoals opzegging, selectie van een nieuwe partij en het aanvragen van toestemming voor overdracht van medische gegevens. 

Daarna volgt nog circa 2 tot 6 weken voor implementatie, systeeminrichting en evaluatie. Factoren zoals de grootte van je organisatie, het aantal lopende dossiers en de complexiteit van het verzuimproces beïnvloeden de doorlooptijd. Begin dus ruim op tijd met plannen. 

De tabel geeft een overzicht van alle belangrijke acties, de verantwoordelijken en de momenten waarop ze moeten plaatsvinden. Het laat zien dat een overstap uit meerdere stappen bestaat die je in de tijd goed moet plannen.  

Veel organisaties onderschatten hoe belangrijk het is om vroeg te beginnen. Door tijdig overzicht te creëren en duidelijk te weten wie wat doet, leg je de basis om de overstap gestructureerd te laten verlopen. 

7 praktische stappen voor een goede overstap 

Stap 1: Contractcheck en tijdige opzegging 

Een goede voorbereiding begint met het controleren van je huidige contract. Veel arbodiensten hanteren contracten per kalenderjaar met een opzegtermijn van drie maanden. 

Wil je per 1 januari overstappen, dan moet je uiterlijk 1 oktober opzeggen. Neem 2 tot 4 weken de tijd om dit goed te regelen. 

Stap 2: Nieuwe partner kiezen 

Het vergelijken van arbodiensten, offertes aanvragen en een keuze maken kost tijd, vooral als je kwaliteit en voorwaarden grondig wilt beoordelen.  

Let vooral op de kwaliteit van begeleiding, niet alleen op de prijs. Plan hier 3 tot 6 weken voor in. Dit kan parallel lopen aan stap 1. 

Stap 3: Overdracht voorbereiden 

Reken op 2 tot 3 maanden voor de overstapdatum om dit goed te organiseren. Verzamel en orden verzuimdossiers zorgvuldig en vraag tijdig toestemming van medewerkers voor de overdracht van medische gegevens. 

Stap 4: Dossiers laten overdragen 

Zorg voor nauwe samenwerking tussen beide arbodiensten en controleer of alle informatie volledig en correct wordt overgedragen. Afhankelijk van de grootte van je organisatie trek je hier 2 weken tot 2 maanden voor uit. 

Stap 5: Interne communicatie organiseren 

Duidelijke communicatie met medewerkers en leidinggevenden voorkomt onduidelijkheid. Zorg ervoor dat je de overstap minstens een maand van tevoren intern communiceert. 

Stap 6: Systemen aanpassen 

Pas je verzuimregistratie aan en regel toegang tot de nieuwe systemen. Neem hier 1 tot 2 weken de tijd voor zodat alles getest is voor de startdag. 

Stap 7: Evalueren en bijsturen 

4 tot 6 weken na de startdatum is het tijd voor een evaluatie. Zo kun je signaleren wat goed gaat, wat beter kan en of alle dossiers goed zijn overgekomen. 

Klaar om de overstap naar een nieuwe arbodienst te maken 

Veel organisaties blijven langer dan nodig vasthouden aan een arbodienst waar ze eigenlijk niet tevreden over zijn. Niet omdat ze geen verandering willen, maar omdat ze opzien tegen alles wat erbij komt kijken. Want zonder goed overzicht voelt het al snel als iets wat tijdrovend of onnodig ingewikkeld lijkt. 

Toch hoeft dat niet zo te zijn. Met een duidelijk plan en de juiste voorbereiding voorkom je dat verzuimtrajecten stagneren of medewerkers opnieuw moeten beginnen. 

Ben je benieuwd wat overstappen naar een andere arbodienst jouw organisatie kan opleveren? 

Plan een vrijblijvend adviesgesprek met een van onze adviseurs. Samen brengen we je situatie in kaart en krijg je een eerlijk en concreet beeld van de mogelijkheden en wat dit vraagt van jouw organisatie.