Verborgen kosten bij een arbodienst: hier moet je op letten

Je hebt een offerte van een arbodienst voor je. De kosten lijken duidelijk: een vast bedrag per medewerker en losse uren op nacalculatie voor bijvoorbeeld de bedrijfsarts. Dat snap je.  

Maar dan krijg je later een factuur voor iets waar je niet op had gerekend. Een bedrijfsmaatschappelijk werker, een extra rapportage, een systeemkoppeling. En ineens twijfel je: heb ik de juiste keuze gemaakt? 

Herkenbaar? Als HR-manager of werkgever sta je regelmatig voor dezelfde keuze: lijkt een lage prijs aantrekkelijk, maar blijkt die achteraf toch duurder uit te vallen? 

Bij de afdeling Sales van arbodienst ADXpert komen regelmatig offerteaanvragen binnen. En die worden nog wel eens afgeschoten op prijs. Niet omdat de dienst per se duur is, maar omdat we helder zijn over wat er nog bij kan komen. Die transparantie zorgt ervoor dat onze offerteprijs vaak hoger lijkt. 

En juist daardoor loop jij het risico om te kiezen op prijs, terwijl je uiteindelijk meer betaalt. Als HR-manager of werkgever wil je verzuim goed begeleiden én grip houden op het budget. Zeker als je offertes vergelijkt en het prijsverschil groot is. 

In dit artikel zetten we de meest voorkomende verborgen kosten bij arbodiensten voor je op een rij. Je leert:  

• waar je op moet letten,  
• welke kosten vaak over het hoofd worden gezien  
• en hoe je offertes écht eerlijk kunt vergelijken. 

Zo voorkom je verrassingen en maak je keuzes die echt passen bij jouw organisatie. 

Waarom werkgevers vaak verrast worden door extra kosten bij een arbodienst 

Met verborgen kosten bij een arbodienst bedoelen we kosten die niet duidelijk in de offerte staan, maar later wel worden gefactureerd. Dat maakt offertes op het eerste gezicht overzichtelijk, terwijl niet alle kosten zichtbaar zijn. Je denkt een goede deal te hebben, maar komt daar later pas op terug. 

Veel verwarring ontstaat doordat de prijs per medewerker vaak een vanaf-prijs is. Daarbovenop kunnen kosten ontstaan voor specialistische inzet of aanvullende diensten. Sommige arbodiensten benoemen dit expliciet in hun offerte, terwijl andere dat minder duidelijk doen. Daardoor lijkt een aanbod aantrekkelijk, terwijl niet alle kosten zichtbaar zijn. 

Die onduidelijkheid maakt eerlijk vergelijken lastig. Daarom is het belangrijk om de verborgen kosten te kennen en te herkennen. 

Deze verborgen kosten bij een arbodienst zie je vaak over het hoofd 

Verborgen kosten bij arbodiensten vallen grofweg in drie categorieën: 

1. Medische kosten die apart worden gefactureerd 
2. Extra diensten die buiten het abonnement vallen 
3. Systeem- en administratiekosten die niet altijd duidelijk op de offerte staan 

Niet elke arbodienst is hier even transparant over. Daardoor lijken offertes vergelijkbaar, terwijl de inhoud dat niet altijd is. 

Laten we beginnen met de medische kosten. 

Medische kosten die apart gefactureerd worden 

Niet alle medische kosten vallen onder het standaardpakket. Als een specialist of behandelaar medische informatie aanlevert voor een re-integratietraject, wordt die rekening direct aan de werkgever gestuurd. 

Ook het overdragen van medische dossiers – bij de start of het einde van een contract – kan extra kosten met zich meebrengen. 

Deze kosten ontstaan vaak bij verplichte stappen zoals een inzetbaarheidsprofiel of WIA-aanvraag. Ze zijn lastig vooraf in te schatten, maar essentieel om boetes zoals loonsancties te voorkomen. 

Tip: Controleer altijd of medische overdrachten, extra consulten en specialistische rapporten binnen of buiten je contract vallen. 

Dat brengt ons bij de extra diensten die vaak buiten het abonnement vallen. 

Extra kosten buiten het abonnement om 

Veel werkgevers denken dat alle verzuimbegeleiding in het abonnement zit. Dat is zelden zo. 

Denk aan: 

• Spoedconsulten 
• Second opinions 
• Extra rapportages 
• Trainingen voor leidinggevenden 
• Inzet van een casemanager of vertrouwenspersoon 

Sommige van deze diensten zijn verplicht, maar vallen toch buiten het standaardpakket. Op Arboportaal.nl lees je wat het basiscontract precies moet bevatten. 

Let op: Als dit soort afspraken niet vooraf zijn vastgelegd, ontdek je pas bij facturatie wat er niet inbegrepen was. 

Ook de technische kant van arbodienstverlening kan voor onverwachte kosten zorgen. 

Systeem- en administratiekosten 

Niet alle kosten zijn inhoudelijk. Ook systemen, koppelingen en administratie kunnen meespelen. Denk aan: 

• Gebruik van een verzuimsysteem zoals VerzuimSignaal 
• Koppelingen met HR-software (vaak niet inbegrepen) 
• Opstartkosten voor inrichting en dossieroverdracht 
• Administratiekosten voor dossierbeheer of extra rapportages 

Een verzuimsysteem verwerkt medische gegevens. Het moet voldoen aan beveiligingseisen, zoals vastgelegd in artikel 13 van de Wet bescherming persoonsgegevens. 

Tip: Vraag altijd om een overzicht van vaste én variabele systeemkosten. Dan weet je vooraf waar je aan toe bent. 

Maar niet alleen de inhoud bepaalt je uiteindelijke kosten, ook de gekozen contractvorm speelt een grote rol. 

Keuze voor contractvorm bepaalt het risico op verborgen kosten 

De contractvorm die je kiest bepaalt grotendeels het risico op onverwachte kosten. 

 Wil je in één oogopslag begrijpen hoe verschillende contractvormen werken? Bekijk dan de korte video over de twee pakketten van ADXpert en wat ze kosten in 2026. 

Wat je ook kiest: het is belangrijk om vooraf te weten wat er precies onder valt en wanneer de teller gaat lopen. Alleen dan kun je verborgen kosten op tijd herkennen: vóórdat je een contract tekent. 

Hoe herken je deze verborgen kosten op tijd? 

Verborgen kosten zie je meestal niet op het eerste blad van een offerte. Ze zitten in bijlagen, tarievenlijsten of onduidelijke formuleringen. 

Let daarom op: 

• Wat valt onder het abonnement? 
• Wanneer start verrekening per uur of verrichting? 
• Welke extra diensten staan apart benoemd? 

Vraag altijd om een volledig overzicht van kosten: vast én variabel. Zo kun je offertes eerlijk vergelijken en voorkom je dat een lage prijs uiteindelijk duurder uitvalt. 

Wil je beter begrijpen waarom de prijs per medewerker vaak niet het hele verhaal vertelt? Lees dan dit artikel over de 3 cruciale inzichten bij arbodienstverlening. 

Wist je dat de manier waarop een arbodienst met kosten omgaat, veel zegt over de dienstverlening? 

Waarom transparantie ook iets zegt over de dienstverlening 

Hoe een arbodienst omgaat met kosten, zegt vaak veel over de manier van samenwerken. Wie helder is over tarieven en voorwaarden, is dat meestal ook in begeleiding. Denk aan duidelijke afspraken, korte lijnen en voorspelbare facturatie. 

Voor jou betekent dat minder verrassingen, meer grip en sneller bijsturen als dat nodig is. Zeker bij langdurig of complex verzuim is dat essentieel. 
 
Een goede arbodienst denkt daarom niet alleen mee over verzuim, maar ook over grip op kosten, zodat je weet waar je financieel aan toe bent. 

Zo voorkom je verrassingen en kies je  bewust voor een passende arbodienst 

Verborgen kosten horen helaas nog te vaak bij arbodienstverlening. Toch kun je veel verrassingen voorkomen door vooraf kritisch naar de offerte te kijken. 

Let vooral op: 

• Medische verrichtingen buiten het abonnement 
• Extra diensten en rapportages 
• Systeem- en administratiekosten 

 En kijk verder dan alleen het tarief per medewerker: wat betekent dit concreet voor jouw organisatie en je budget? 

Goede begeleiding begint voor jou bij heldere afspraken: weten wat inbegrepen is, wanneer extra kosten ontstaan en wat dat betekent voor je budget. 

Bij ADXpert willen we jouw organisatie eerst leren kennen: Hoe meld je ziek? Wat zijn je doelen? Kunnen leidinggevenden dit zelfstandig aan of begeleiden we hen daarbij? Alleen als we je situatie écht begrijpen, kunnen we gericht adviseren. Inhoudelijk én financieel. 

Wil je weten wat dat voor jou betekent? Plan nu een vrijblijvend adviesgesprek met een van onze adviseurs. Zo krijg jij helderheid over de kosten en weet je vooraf waar je financieel aan toe bent bij je verzuimaanpak.