Wat is de rol van de OR in de selectie van de arbodienst?

Stel, je bent druk bezig met de selectie van een nieuwe arbodienst. Je vergelijkt offertes, plant gesprekken met aanbieders en denkt dat je bijna rond bent. Dan meldt de ondernemingsraad (OR) dat ze geen instemming geven. Het hele proces moet opnieuw. Weken, soms maanden werk, in één keer terug naar af. 

Dit scenario komt vaker voor dan je denkt. Veel werkgevers weten niet dat de OR volgens de Wet op de ondernemingsraden (WOR) een formeel instemmingsrecht heeft bij de keuze én het contract van de arbodienst. Het gevolg: frustratie, vertraging en in sommige gevallen zelfs juridische procedures. 

Als casemanager bij ADXpert begeleid ik dagelijks organisaties bij het verbeteren van hun verzuimbeleid met een op maat gemaakt aanbod van onze diensten. Ik zie regelmatig dat werkgevers bij besluitvorming hierover de rol van de OR onderschatten of hen pas laat betrekken. Ik help deze organisatie door het proces juridisch correct te laten verlopen. Zo behouden ze de regie en bouwen op draagvlak bij alle betrokkenen. Waaronder hun OR. 

Na het lezen van dit artikel weet je precies 

• welke wettelijke rol de OR speelt bij besluitvorming; 
• hoe je hen op het juiste moment betrekt bij de selectie van een (nieuwe) arbodienst; 
• hoe je als werkgever de regie houdt én samen tot betere afspraken komt.
• Zo voorkom je onnodige vertraging en versterk je de kwaliteit van je arbodienstverlening. 

Laten we beginnen bij de basis: waarom moet je de OR eigenlijk betrekken bij het selecteren van een arbodienst? 

Waarom moet je de OR betrekken bij het kiezen van een arbodienst? 

Veel werkgevers vragen zich af: Is het verplicht om de OR te betrekken bij de selectie van een arbodienst? Ja. Volgens artikel 27 van de WOR heeft de OR instemmingsrecht bij de keuze van de arbodienst en de inhoud van het contract. Daar staat: 

Artikel 27 – Instemmingsrecht 

De ondernemer behoeft de instemming van de ondernemingsraad voor elk door hem voorgenomen besluit tot vaststelling, wijziging of intrekking van: 

(d) een regeling op het gebied van de arbeidsomstandigheden, het ziekteverzuim of het re-integratiebeleid; 

Dat betekent dat zonder een akkoord er geen contract getekend mag worden. Het instemmingsrecht is bedoeld om de kwaliteit van de dienstverlening te bewaken en ervoor te zorgen dat het arbobeleid aansluit bij de belangen van werknemers. 

De OR alleen informeren is dus niet genoeg, betrek de OR echt bij beslissingen. Daarmee verklein je de kans op misverstanden, discussie en vertraging later in het traject. 

Meer weten? Lees hier op de website van de Rijksoverheid  wanneer een OR verplicht is. 

Om goed te begrijpen waarom tijdige betrokkenheid belangrijk is, helpt het om te weten hoe ver de invloed van de OR reikt. 

Hoeveel invloed heeft de OR op de keuze van een arbodienst 

De invloed ondernemingsraad arbodienstcontract gaat veel verder dan alleen ‘ja’ of ‘nee’ zeggen. De OR kan bijvoorbeeld meebeslissen over: 

• privacy afspraken en afspraken over omgang met medische gegevens
• Service Level Agreements (SLA’s) en prestatienormen. In deze contracten leg je vast welke services je van je arbodienst kunt verwachten.
• afspraken over preventie en rapportage
• ondersteuning van de OR door de arbodienst, bijvoorbeeld bij het analyseren van verzuimcijfers 

Wanneer de OR actief meedenkt, kan dat leiden tot betere afspraken en hogere kwaliteit van dienstverlening. Zo voldoe je niet alleen aan de wet, maar verbeter je ook je arbobeleid. Denk bijvoorbeeld aan afspraken over snellere inzet van een bedrijfsarts bij verzuim, het structureel inzetten van preventief medisch onderzoek (PMO) of heldere rapportages die de OR inzicht geven in trends rondom ziekteverzuim. Zulke afspraken zorgen ervoor dat zowel werkgever als werknemers meer grip krijgen op verzuim en preventie. 

Door hier vooraf rekening mee te houden, voorkom je verrassingen later in het traject. 

Risico’s als je de OR niet betrekt bij de selectie van een arbodienst 

Veel werkgevers realiseren zich te laat dat de OR instemmingsrecht heeft bij het kiezen van een arbodienst. Als je de OR niet (voldoende) betrekt bij het proces kan dat leiden tot 

• extra vergaderingen 
• uitstel 
• procedure bij de kantonrechter als de OR bezwaar maakt. 

Lees ook Hoeveel gedoe is overstappen naar een andere arbodienst en het artikel Wat zijn de gevolgen van overstappen van arbodienst? (artikel Jacky) 

Om zulke situaties te voorkomen, helpt het om het proces slim en gestructureerd aan te pakken. 

Hoe betrek je de OR op de juiste manier bij het kiezen van een arbodienst 

Veel werkgevers vragen zich af hoe ze de OR het beste kunnen betrekken bij de keuze van een arbodienst. Het antwoord: begin in de oriëntatiefase. Stel samen met de OR een programma van eisen op: welke diensten zijn belangrijk, welke visie heeft de organisatie op preventie en welke kwaliteitsnormen zijn nodig? 
Laat de OR meekijken bij de shortlist van aanbieders en nodig ze uit voor presentaties of gesprekken. 

Blijf als werkgever in de lead door duidelijke afspraken te maken over wie wat doet en wanneer beslissingen worden genomen. Transparantie zorgt ervoor dat het proces soepel blijft lopen en dat je op tijd keuzes kunt maken. 

Mini-checklist: 

1. Betrek de OR in de oriëntatiefase
2. Werk samen aan selectiecriteria 
3. Houd vaste evaluatiemomenten in het proces 

Met een goede voorbereiding en duidelijke afspraken is het samenwerken met de OR een stuk makkelijker! 

Praktische tips voor een soepele samenwerking met de OR 

Door deze punten vanaf het begin mee te nemen, zorg je ervoor dat de samenwerking met de OR soepel verloopt en voorkom je de vertragingen en misverstanden die in de praktijk zo vaak ontstaan. 

• Betrek de OR vanaf de start, niet pas halverwege
• Leg vast wat ieders rol en verantwoordelijkheid is
• Plan vaste overlegmomenten om het proces te bewaken
• Houd de OR op de hoogte van ontwikkelingen en keuzes 

Zo voldoe je aan de wet, voorkom je vertraging en creëer je draagvlak voor een goede samenwerking met de nieuwe arbodienst. 

Bekijk hier onze korte video:

Samenwerken met de OR levert je organisatie meer op dan je denkt 

De OR tijdig en goed betrekken voorkomt vertraging en levert betere afspraken op die de kwaliteit van je arbodienst versterken. Instemmingsrecht is dus geen detail: zonder akkoord van de OR mag je geen keuze of contract vastleggen. 

Door het proces samen goed te doorlopen, zorg je dat afspraken echt passen bij de behoeften van je organisatie en dat de dienstverlening optimaal aansluit. Op termijn kan dat bijdragen aan een gezondere en productievere werkomgeving. 

Bij ADXpert helpen we veel werkgevers om dit proces soepel te doorlopen. Daarbij hebben we oog voor zowel wetgeving als werkbare oplossingen. 

Sta je op het punt om een nieuwe arbodienst te kiezen of overweeg je een overstap? Plan dan een gratis oriëntatiegesprek (selecteer ‘arbodienstverlening’). Zo weet je zeker dat je binnenkort het proces slim en zonder onnodige vertraging aanpakt.