Geen arbocontract maar wel personeel? Dit moet je weten als werkgever

Je denkt misschien: “Ik heb maar een paar mensen in dienst, moet ik echt al zo’n contract regelen?” Het eerlijke antwoord is: ja. Zodra je personeel hebt, verwacht de Arbowet dat je arbodienstverlening goed regelt, ook als het om één medewerker gaat.

Veel werkgevers pakken dit onderwerp pas op zodra er verzuim speelt. Dat is heel begrijpelijk: zolang alles goed loopt, voelt het vaak niet urgent. Maar op het moment dat iemand zich ziek meldt, wil je wél meteen weten welke stappen je zet, wie je daarbij inschakelt en waar je medewerkers terechtkunnen.

Bij ADXpert helpen we werkgevers hier dagelijks bij: van het regelen van een passend arbocontract tot het helder krijgen van wat je wanneer moet doen bij verzuim. We weten waar het in de praktijk vaak misgaat (en hoe je dat voorkomt), zodat jij niet achteraf hoeft te herstellen wat je liever vooraf goed had ingericht. 

Daarom vind je hieronder een helder overzicht:

Wanneer is een arbocontract verplicht?

De verplichting geldt al vanaf het moment dat je iemand in dienst neemt. Er is géén ondergrens van vijf of tien medewerkers. Ook als je maar één parttimer, stagiair of oproepkracht met vergoeding in dienst hebt, moet je een basiscontract afsluiten met een arbodienst.

Wat moet er in een arbodienstcontract staan?

Een wettelijk basiscontract moet de volgende kerntaken afdekken:

• Ziekteverzuimbegeleiding en re‑integratie begeleid door een bedrijfsarts

• Toetsing en advies bij de RI&E (risico‑inventarisatie & -evaluatie)

• PAGO (periodiek arbeidsgezondheidskundig onderzoek)

• Toegang tot de bedrijfsarts, indien nodig ook preventief

• Werkplekbezoek & preventieadvies: wanneer/hoe kan de bedrijfsarts meekijken op de werkvloer en adviseren?

• Second opinion en klachtenprocedure: hoe vraagt een medewerker dit aan en waar kan die terecht?

• Aanstellingskeuring, als dit in jouw organisatie voorkomt; alleen in uitzonderlijke situaties 

Een goed arbobeleid draait niet alleen om reageren als er al iemand ziek is, maar juist om signaleren en verzuim voorkomen. Door de inzet van RI&E en periodieke checks kun je preventieve maatregelen treffen. Dat voorkomt dat kleine problemen uitgroeien tot dure verzuimdossiers.

Wat zijn de risico’s als je geen arbodienstcontract hebt?

Het ontbreken van een arbocontract brengt directe risico’s met zich mee:

1. Handhaving door de Nederlandse Arbeidsinspectie

Heb je geen (volledig) basiscontract? Dan kan de Nederlandse Arbeidsinspectie handhavend optreden en een boete opleggen.

2. Hoge verzuimkosten

Langdurige uitval kan flink in de papieren lopen. Denk aan loondoorbetaling, vervanging, begeleiding en productieverlies. Wat ziekteverzuim precies kost, hangt af van je sector, het salaris en de duur van het verzuim. Je kunt dit zelf berekenen via deze rekentool van MKB Servicedesk.

3. Aansprakelijkheid en UWV-sancties

Als je verzuimbegeleiding niet op orde is of dossiervorming ontbreekt, kan UWV oordelen dat je onvoldoende re‑integratie‑inspanningen hebt geleverd. Dat kan leiden tot een loonsanctie: je moet dan nóg langer doorbetalen.

Hoe kies je een arbodienstcontract die past bij jouw organisatie? 

Begin bij een arbodienst die past bij jouw situatie. Het aantal medewerkers, de manier van werken en je branche maken verschil.

• Werk je veel thuis/hybride? Dan is een arbodienst met online consulten en korte lijnen vaak praktisch.
• Heb je een klein team met behoefte aan persoonlijk contact? Dan is een regionale arbodienst met vaste contactpersonen vaak fijner.
• Werk je in een sector met meer risico op verzuim? Dan is (periodiek) spreekuur op locatie of een proactieve aanpak vaak effectiever.

Waar moet je daarnaast op letten als kleine werkgever?

Naast de wettelijke eisen maken deze punten in de praktijk het verschil:

• Is de arbodienst gecertificeerd? Werk met een gecertificeerde arbodienst of een BIG‑geregistreerde bedrijfsarts.
• Hoe transparant zijn de kosten? Vraag wat inbegrepen is in het vaste tarief en wanneer er extra kosten zijn (consulten, arbeidsdeskundig onderzoek, extra begeleiding).
• Past de dienstverlening bij jouw grootte? Check of de arbodienst ervaring heeft met kleinere organisaties en hoe direct contact is met bedrijfsarts/casemanager.
• Hoe toegankelijk is de bedrijfsarts? Lange wachttijden of onduidelijke routes vertragen verzuimbegeleiding.

Wil je deze afweging gestructureerd maken? In het artikel over Arbodiensten vergelijken leggen we aan de hand van concrete criteria uit hoe je arbodiensten kunt vergelijken, zoals bereikbaarheid, certificering, dienstverlening en kosten.

Op basis van deze afwegingen kan je verder kijken naar een passend contract. Een arbodienstcontract is geen standaarddocument. De meeste arbodiensten bieden dan ook drie soorten pakketten aan.

De 3 meest voorkomende contractvormen

1. Het basiscontract (wettelijk verplicht)

Elke werkgever met personeel is verplicht om een basiscontract af te sluiten met een arbodienst of bedrijfsarts. Dit contract vormt de juridische ondergrens van arbodienstverlening en dekt de verplichte arbotaken, zoals verzuimbegeleiding, RI&E‑toetsing en PAGO/PMO. In het basiscontract leg je vast wie welke taken uitvoert, hoe verzuim wordt begeleid en hoe preventie en re‑integratie zijn ingericht.

2. De vangnetregeling (meest gekozen door het mkb)

Bij een vangnetregeling sluit je een contract af waarbij alle benodigde deskundigen worden geleverd, zoals de bedrijfsarts, arbeidsdeskundige en arbeidshygiënist. De arbodienst verzorgt in deze constructie vrijwel alle arbowerkzaamheden en verzuimbegeleiding.

Dit is de meest gebruikte vorm binnen het mkb, omdat het duidelijk en overzichtelijk is: je hebt één aanspreekpunt en hoeft zelf weinig te coördineren. Zeker als je weinig HR-kennis of tijd hebt, geeft een vangnetregeling rust en duidelijkheid.

3. De maatwerkregeling (meer regie, meer verantwoordelijkheid)

Bij een maatwerkregeling kies je als werkgever zelf welke deskundigen je inschakelt en voor welke taken. Je kunt bijvoorbeeld werken met een losse bedrijfsarts en aanvullende specialisten bij andere partijen, zolang zij gecertificeerd zijn.

Deze vorm biedt meer flexibiliteit en regie, maar vraagt ook meer kennis en organisatie van jou als werkgever. De maatwerkregeling moet worden afgestemd met de OR/PVT of via de cao en is vooral geschikt voor organisaties die hun arbo‑ en verzuimbeleid bewust zelf willen inrichten.

Wil je hier meer uitleg over inclusief de verschillen en voorwaarden? Bekijk dan Maatwerkregeling en vangnetregeling (Arboportaal).

Welke regeling je ook kiest: binnen elke variant kunnen verschillende betalingsvormen worden afgesproken, zoals een abonnement (vast bedrag) of betaling per verrichting.

Het belangrijkste is dat je contract altijd moet voldoen aan een aantal wettelijke eisen. Deze onderdelen vormen de basis van goede arbodienstverlening. Ze zorgen ervoor dat je als werkgever duidelijkheid hebt en je medewerkers weten waar ze op kunnen rekenen.

Van  arbodienstcontract naar goed werkgeverschap

Een arbodienstcontract afsluiten is stap één. Maar hoe je er vervolgens mee omgaat, bepaalt of het ook écht bijdraagt aan goed werkgeverschap. Voor kleine werkgevers zit de winst vooral in een praktische, menselijke aanpak.

1. Regel de basis vóórdat er iets gebeurt

Zorg dat je een arbodienstcontract  hebt dat past bij jouw organisatie. Mocht er iets gebeuren, dan weet je wie je moet bellen en welke stappen je moet zetten. Dat geeft rust, voor jou én voor je medewerkers.

2. Communiceer open met je medewerkers

Laat je team weten dat er een arbodienst is, wie dat is en hoe zij deze kunnen bereiken. Benoem ook dat medewerkers preventief contact mogen opnemen met de bedrijfsarts. Dat verlaagt de drempel en voorkomt dat klachten onnodig escaleren.

3. Zet in op preventie

Gebruik instrumenten zoals de RI&E en periodieke gezondheidschecks als hulpmiddel. Door tijdig signalen op te vangen zoals werkdruk, fysieke klachten of stress kun je samen met je medewerker bijsturen voordat uitval dreigt.

4. Blijf betrokken bij verzuim, ook al besteed je het uit

Een arbodienst begeleidt, maar jij blijft werkgever. Toon betrokkenheid, houd contact met je medewerker en denk mee over wat wél kan. Dat wordt vaak als prettig en menselijk ervaren en draagt bij aan een sneller herstel.

5. Zie arbodienstverlening als onderdeel van goed werkgeverschap

Goed omgaan met verzuim en preventie laat zien dat je je medewerkers serieus neemt. Zeker in kleine teams weegt dat zwaar. Medewerkers voelen zich gezien, wat de loyaliteit en betrokkenheid vergroot.

Met de juiste keuzes wordt arbodienstverlening een hulpmiddel om verzuim te voorkomen en taken uit handen te nemen bij uitval van een werknemer. Zo houd jij ruimte voor andere taken en persoonlijke aandacht voor je medewerker.

Goed geregeld voordat het nodig is

Een arbodienstcontract  is een praktische basis die ervoor zorgt dat je weet waar je aan toe bent zodra je te maken krijgt met verzuim of inzetbaarheid. Door vooraf een passend contract bij een arbodienst af te sluiten, voorkom je dat je onder tijdsdruk moet handelen op het moment dat er al problemen zijn.

Wil je voorkomen dat je een onvolledig of niet passend contract hebt? Plan dan een adviesgesprek.

Door bewust te kijken naar wat bij jouw organisatie past, helpen we jou de eerste stap zetten naar een goede basis voor arbodienstverlening binnen jouw bedrijf.

Veelgestelde vragen over het arbocontract

Geldt dit ook als ik alleen flexwerkers of oproepkrachten heb?

Ja. De Arbowet geldt voor iedereen met personeel, dus ook voor tijdelijke krachten en freelancers.

Kan ik dit zelf regelen zonder HR‑adviseur?

Ja. Veel arbodiensten bieden duidelijke contractvormen en stappenplannen. Het helpt wel als je vooraf weet welke afspraken er minimaal in moeten én welke branche‑richtlijnen er zijn. Per sector vind je ook handige branche-RI&E-instrumenten. Die helpen je om risico’s en maatregelen in jouw branche concreet te maken en vormen een goede basis voor afspraken met je arbodienst.

Wat als ik pas een contract afsluit nadat iemand ziek is?

Wat als ik pas een contract afsluit nadat iemand ziek is?
Dan kun je nog steeds actie ondernemen, maar je start met een achterstand. Zonder arbodienstcontract ontbreekt vaak directe begeleiding door een bedrijfsarts/arbodienst, waardoor je sneller termijnen mist en het dossier onvolledig raakt, met extra risico richting UWV en mogelijke kosten.

Wat moet je dan doen? Sluit zo snel mogelijk alsnog een arbodienstcontract af en zorg dat de begeleiding direct opstart. Bij ADXpert kun je hiervoor terecht: we helpen je snel aan een passend arbodienstcontract en zorgen dat je weer grip krijgt op de benodigde stappen en deadlines.