Verzuimbegeleiding is een belangrijke verantwoordelijkheid voor HR. Het heeft impact op de organisatie, op de medewerker en op de kosten. Hoe beter je het inricht, hoe sneller iemand weer aan het werk kan.
Juist daarom wil je het goed doen.
Maar in de praktijk is dat niet altijd eenvoudig. Zeker als verzuim ingewikkelder wordt, ontstaat er twijfel. Doe ik dit goed? Zet ik de juiste stappen volgens de wet? En krijg ik wel de ondersteuning die ik nodig heb?
Veel HR-professionals herkennen dat gevoel. Bij complexe verzuimdossiers merk je pas hoe belangrijk goede begeleiding is. Als arbospecialist zien we dagelijks waar het misgaat én wat werkt.
In dit artikel delen we het verhaal van staalconstructiebedrijf Hollandia.
Je leest:
- wat zij verwachten van hun arbodienst,
- hoe die samenwerking eruitziet in de praktijk
- en wat hen dat concreet oplevert.
Na het lezen van dit artikel weet je waar je op moet letten bij een arbodienst en hoe je de juiste keuzes maakt bij verzuim.
Wat gebeurt er als verzuim complex wordt?
In theorie lijkt verzuimbegeleiding overzichtelijk. Je volgt de stappen, houdt je aan de wet en begeleidt een medewerker terug naar werk. Maar in de praktijk loopt het vaak anders.
Een verzuimdossier kan veranderen. Wat begint als kort verzuim, wordt soms complexer. Er komen extra factoren en verplichtingen bij.
En juist dan ontstaat twijfel.
Doe ik dit wel goed?
Zet ik nu de juiste stap?
Had ik iets anders moeten doen?
Dat herkent Caitlin Waroux, HR-adviseur bij Hollandia, direct. “Soms begint iets als een makkelijk dossier en wordt het later complex. Dan is er vaak meer nodig dan alleen de Wet verbetering poortwachter volgen.”
Hoe de ondersteuning van de vorige arbodienst werkte in de praktijk
Bij de arbodienst waar Hollandia eerder mee werkte, was de samenwerking anders ingericht. “Je kreeg een rapport en aan de hand daarvan ging je zelf aan de slag,” vertelt Caitlin. “Sparren kon wel, maar het initiatief lag dan altijd bij Hollandia.”
De ondersteuning voelde vooral reactief en het initiatief lag bij henzelf. Juist bij twijfel of complexe dossiers miste ze daarin actieve begeleiding.
In het artikel Wat zijn de gevolgen van overstappen van arbodienst krijg je inzicht in wat er komt kijken bij een overstap en hoe je dit goed regelt.
Waarom Hollandia overstapte naar een andere arbodienst
De samenwerking met ADXpert begon met één casus: een second opinion. “Dat voelde vanaf het begin goed: duidelijke communicatie, goede terugkoppeling en een gestructureerde aanpak.” Daarna volgden meer trajecten, zoals een arbeidsdeskundig onderzoek en een tweede spoortraject.
Toen ze merkten dat het ook anders kon, besloten ze meerdere partijen te vergelijken, vier in totaal. ADXpert sprong eruit door duidelijke communicatie, gestructureerde aanpak en manier van samenwerken.
In het artikel Arbodiensten vergelijken in 7 criteria staat waar je op kunt letten bij het vergelijken van verschillende arbodiensten.
Wat een goede arbodienst anders doet bij complex verzuim (volgens Hollandia)
Bekijk hoe Hollandia meer grip kreeg op verzuim door van arbodienst te wisselen in onderstaande video:
Volgens Caitlin zit het verschil niet in wat er gebeurt, maar in hoe je wordt begeleid tijdens het proces. In het artikel Wat je mag verwachten van een arbodienst of bedrijfsarts lees je wat goede begeleiding in de praktijk inhoudt.
Volgens haar draait het vooral om betrokkenheid, duidelijkheid en op tijd kunnen sparren.
1. Vast aanspreekpunt
Hollandia werkt met een vaste casemanager.
2. Structureel overleg
Elke maand is er een vast overlegmoment. Daarin worden de voortgang en de volgende stappen van alle lopende dossiers besproken.
3. Snel kunnen schakelen
Elke maand is er een vast overlegmoment. Daarin worden de voortgang en de volgende stappen van alle lopende dossiers besproken.
4. Alles op één plek
Hollandia maakt gebruik van meerdere diensten via ADXpert. Daardoor blijven de lijnen kort en kan er sneller worden gehandeld.
Wat levert goede ondersteuning door een arbodienst concreet op voor HR?
Het verschil zit niet alleen in de samenwerking, maar vooral in wat het oplevert in je dagelijks werk.
- Meer zekerheid dat alles klopt
Bij belangrijke documenten, zoals het plan van aanpak of bijstellingen, kijkt een casemanager of bedrijfsarts mee. Dat geeft zekerheid dat alles klopt en voldoet aan de wet. - Betere keuzes
Doordat je kunt sparren, hoef je minder te gokken. Je baseert keuzes op advies en ervaring. - Meer rust voor HR en medewerker
Meer rust, omdat je kunt sparren met iemand die de situatie kent en actief meedenkt. Dit zorgt voor duidelijke afspraken. - Tijdswinst
Omdat de arbodienst de organisatie kent, hoef je minder uit te leggen. Je kunt sneller inhoudelijk schakelen.
Een voorbeeld uit de praktijk: omgaan met een gevoelig verzuimdossier
In een gevoelig dossier met een ernstig zieke medewerker ontstond spanning tussen wat je wilt als werkgever en wat je moet volgens de wet. “Je wilt geen druk leggen, maar je moet wel je dossier op orde hebben,” vertelt Caitlin.
Hoe vind je daar de juiste balans in?
Door samen te overleggen met de casemanager en de bedrijfsarts over wat moet en wat mag, ontstond duidelijkheid. Dat helpt om weloverwogen keuzes te maken, zonder extra druk op de medewerker te leggen en met oog voor de samenwerking in het re-integratieproces, zoals ook wordt toegelicht door het UWV.
Wil je beter begrijpen wie welke rol speelt in dit proces? In het artikel over de rollen binnen de arbodienst lees je wie waarvoor verantwoordelijk is en hoe die samenwerking in de praktijk werkt.
Waarom kennis van jouw organisatie het verschil maakt
Wat volgens Caitlin echt het verschil maakt, is dat de arbodienst de organisatie begrijpt. De bedrijfsarts was lange tijd op locatie aanwezig en kende daardoor het werk goed. “Het grootste deel van onze collega's doet fysiek zwaar werk. Dan is het belangrijk dat iemand begrijpt wat dat betekent.”
Dat zorgt voor advies dat niet alleen klopt volgens de regels, maar ook past bij het werk in de praktijk.
Wanneer merk je dat je arbodienst niet goed genoeg ondersteunt?
De manier van werken die Hollandia nu ervaart, is niet vanzelfsprekend. Niet elke arbodienst werkt op deze manier.
Volgens Caitlin zijn dit signalen dat je meer ondersteuning nodig hebt van je arbodienst:
- je twijfelt over wat je nu het beste kunt doen
- je krijgt vooral rapporten, weinig concreet advies
- je moet vel zelf uitzoeken
- dossiers kosten (te) veel tijd
“Als er twijfel ontstaat, is dat het moment om te kijken of het anders kan,” zegt ze. “Juist in dit soort situaties merk je of je ondersteuning echt goed genoeg is.”
Met de juiste arbodienst maak je betere keuzes bij verzuim
Als verzuim ingewikkelder wordt, merk je pas echt hoe belangrijk goede ondersteuning is. Een arbodienstverlener heeft niet alleen kennis van wetgeving, maar is vooral een partij die betrokken, meedenkt en jouw situatie begrijpt.
Iemand die je kunt bellen als je twijfelt en die je helpt om de juiste keuzes te maken.
Tegelijk weet je hoe groot de impact van verzuim is. Voor je organisatie, voor je medewerker en voor jezelf als HR-verantwoordelijke. Juist dan wil je zeker weten dat je de juiste stappen zet en niets over het hoofd ziet.
Wil je weten hoe dat er voor jouw organisatie uit kan zien? Plan dan een vrijblijvend gesprek met ADXpert. Zo krijg je snel inzicht in je situatie en waar je ondersteuning kunt versterken voor goed werkgeverschap.
