RI&E-verplichting: wanneer is een RI&E verplicht?

De verplichting voor een Risico-Inventarisatie en Evaluatie (RI&E) geldt in beginsel voor iedere werkgever met personeel, ook bij één werknemer. Bij de RI&E hoort een Plan van Aanpak. Een zzp’er zonder personeel hoeft meestal geen RI&E te hebben. Voor organisaties die uitsluitend met vrijwilligers werken, gelden aparte regels. 

Maar hoe zit het met de grens van 25 werknemers? En moet iedere verplichte RI&E ook worden getoetst? In de praktijk zorgt ook de regel over maximaal 40 uur betaalde arbeid regelmatig voor verwarring. 

Als gecertificeerd arbeids- en organisatiedeskundige en arbokerndeskundige help ik organisaties bij het opstellen en toetsen van hun RI&E. Daarbij spreek ik regelmatig HR-professionals die helder voor ogen willen hebben wat de verplichting voor hun organisatie betekent en wat zij moeten regelen. 

In dit artikel lees je: 

• Of jouw organisatie een RI&E moet hebben; 

• Wat je minimaal moet regelen;  

• Wanneer toetsing aan de orde is. 

Wil je eerst de basis opfrissen? Lees dan eerst nog even wat een RI&E precies inhoudt. 

Voor welke werkgevers geldt de RI&E-verplichting? 

Iedere werkgever met personeel moet in beginsel een schriftelijke RI&E hebben. Dat staat in artikel 5 van de Arbowet. De omvang van de organisatie verandert deze hoofdregel niet: ook een werkgever met één werknemer valt dus onder de RI&E-verplichting. 

Toch zijn er een paar situaties die om uitleg vragen. 

1. Geldt de RI&E-verplichting bij maximaal 40 uur arbeid? 

Werken alle medewerkers samen maximaal 40 uur per week? Dan vervalt de verplichting niet. Je organisatie mag wel de Checklist Gezondheidsrisico’s gebruiken om de RI&E te maken. Deze RI&E hoeft dan niet te worden getoetst. 

Het gaat om alle uren bij elkaar opgeteld. Werken twee medewerkers ieder twintig uur per week, dan komt de organisatie samen op veertig uur. 

2. Moet een organisatie met maximaal 25 werknemers een RI&E hebben? 

Ja. De grens van 25 werknemers is vooral belangrijk voor de toetsingsplicht. Een organisatie met maximaal 25 werknemers die een erkend RI&E-instrument voor haar branche gebruikt, hoeft de RI&E meestal niet te laten toetsen. 

Deze regel verandert niets aan de RI&E-plicht zelf. Klein zijn betekent dus niet automatisch dat je geen RI&E nodig hebt. 

3. Is een RI&E verplicht voor zzp’ers en vrijwilligers? 

Een zzp’er zonder personeel hoeft in beginsel geen RI&E te hebben. Zodra de ondernemer personeel in dienst neemt, geldt de verplichting wel. 

Voor organisaties die uitsluitend met vrijwilligers werken, is meestal geen RI&E nodig. Bij bepaalde ernstige risico’s kan dat anders zijn. Het Arboportaal over vrijwilligers noemt bijvoorbeeld werk met asbest, springstoffen en biologische agentia. Houd daarom rekening met het soort werk dat de vrijwilligers uitvoeren. 

Wat moet je regelen als een RI&E verplicht is? 

De RI&E-verplichting houdt meer in dan alleen het bezit van een document. De werkgever moet: 

• een schriftelijke RI&E hebben;  

• de relevante veiligheidsrisico’s en gezondheidsrisico’s beoordelen;  

• een Plan van Aanpak opstellen;  

• de maatregelen uit dat plan uitvoeren;  

• de RI&E actueel houden.  

In het Plan van Aanpak staat welke maatregelen de organisatie neemt en binnen welke termijn. In de praktijk moet ook duidelijk zijn wie de uitvoering en voortgang bewaakt. 

De werkgever blijft eindverantwoordelijk. HR, de preventiemedewerker, een arbodienst of externe adviseur kan helpen. Ook als de werkgever het opstellen uitbesteedt, blijft hij verantwoordelijk voor een volledige RI&E die aansluit op de eigen organisatie. Het volgende voorbeeld laat zien waarom die betrokkenheid belangrijk is. 

Externe ondersteuning kan dus nuttig zijn, maar de werkgever moet betrokken blijven en controleren of de RI&E past bij de eigen organisatie.  

Een RI&E heeft geen algemene wettelijke vervaldatum. Wel moet het document actueel blijven. Veranderen de werkzaamheden, werkomstandigheden of risico’s, dan kan aanpassing nodig zijn. Lees meer over het actueel houden van de RI&E. 

Moet je de RI&E ook laten toetsen? 

De RI&E-plicht en toetsingsplicht zijn niet hetzelfde: een werkgever kan verplicht zijn een RI&E te hebben zonder dat deze hoeft te worden getoetst. In de video hieronder leg ik de belangrijkste regels kort uit. 

Voor toetsing gelden aparte regels en uitzonderingen. Die hangen onder andere samen met het aantal werknemers, het totale aantal gewerkte uren en het gebruik van een erkend brancheinstrument. De precieze regels lees je in wanneer je een RI&E moet laten toetsen. 

Wanneer heb je de RI&E verplichting goed geregeld? 

Een RI&E is in beginsel verplicht voor iedere werkgever met personeel, ook bij één werknemer. In de praktijk merk ik dat vooral het verschil tussen de RI&E-plicht en de toetsingsplicht voor verwarring zorgt.  

Daarom raad ik HR aan niet alleen te controleren óf er een RI&E ligt, maar ook of deze volledig en actueel is en of het Plan van Aanpak wordt uitgevoerd. 

Wil je zeker weten of de RI&E van jouw organisatie voldoet aan de verplichtingen of moet worden getoetst? Neem dan contact met ons op. We kijken met je mee wat al goed geregeld is en waar nog actie nodig is. 
Zo weet je welke vervolgstappen nodig zijn voor een volledige en actuele RI&E.