Werkplekaanpassing: wat kost het en hoe pak je het aan?

Pijn in de nek, schouders of rug. Werknemers die aangeven dat hun werkplek niet prettig zit. Misschien herken je deze signalen maar weet je niet goed wanneer je moet ingrijpen of hoe je het aanpakt. De onzekerheid of je wel genoeg doet kan verlammend werken. Ondertussen groeit het risico dat kleine klachten uitmonden in verzuim en productiviteitsverlies. 

Bij ADXpert adviseert bedrijfsfysiotherapeut Greet van Gemert dagelijks HR-managers en leidinggevenden bij het implementeren van hulpmiddelen, geeft ze gerichte instructies, lichamelijke adviezen en voert zij werkplekonderzoeken uit. Met haar jarenlange ervaring weet Greet precies welke werkplekaanpassingen aantoonbaar effect hebben, hoe je medewerkers meekrijgt in het proces en hoe je voorkomt dat investeringen onbenut blijven. Daarmee zet ze haar praktijkervaring om in concrete, haalbare oplossingen die direct toepasbaar zijn en aantoonbaar effect hebben binnen jouw organisatie. 

In dit artikel lees je welke werkplekaanpassingen het meest effectief zijn in jouw situatie, inclusief prijsindicatie en hoe je ze succesvol implementeert. Zo krijg je grip op verzuim, help je fysieke klachten structureel te voorkomen, verhoog je de productiviteit en creëer je een werkomgeving waarin medewerkers zich fysiek prettig voelen én actief betrokken blijven. 

Waarom preventief investeren in werkplekaanpassingen loont 

In veel organisaties komt een bedrijfsfysiotherapeut pas in beeld als de problemen al spelen. Een medewerker is ziek, er dreigt verzuim, of de bedrijfsarts adviseert een werkplekonderzoek. Op dat moment ben je eigenlijk al te laat. 

Preventief investeren in werkplekaanpassingen voorkomt niet alleen verzuim, maar heeft direct invloed op productiviteit en werkplezier.  

Zodra klachten ontstaan, gaat vaak de energie omlaag: medewerkers hebben minder zin in hun werk, functioneren minder goed en raken sneller geïrriteerd.  

Ook het team merkt dat. Eén collega met klachten kan leiden tot extra werkdruk bij anderen, wat weer kan uitmonden in secundair verzuim. 

De werkelijke schade zit daarom niet alleen in ziekmeldingen. Verminderde productiviteit door pijn of ongemak kan oplopen tot 25–50%. Dat zie je misschien niet direct in de cijfers, maar het werkt wél door in de resultaten en in de sfeer op de werkvloer. 

Wat kosten werkplekaanpassingen? 

Indirecte kosten zoals secundair verzuim en productiviteitsverlies zijn lastig exact te berekenen, maar ze komen wél boven op de kosten die je maakt om bestaande problemen of klachten op te lossen.  

De prijs voor zo’n oplossing hangt sterk af van de omvang van de problemen: hoe ernstig zijn de klachten, welk type werkzaamheden wil je verlichten en hoeveel werkplekken moeten worden aangepast? Ook het aantal betrokken medewerkers en de levensduur van de gekozen oplossing spelen mee. 

Een groter budget betekent daarom niet automatisch meer effect. Een bedrijfsfysiotherapeut kan met je meedenken over een oplossing die precies past bij de situatie, zodat de investering in verhouding staat tot het resultaat.  

Want als een hulpmiddel niet (op de juiste manier) wordt gebruikt, heeft het nul effect. Zoals ik ooit bij een klant zag: “We hadden een prachtig, duur exoskelet aangeschaft, maar het stond maandenlang stof te vangen in de kast omdat niemand wist hoe het werkte.”  

Dat soort voorbeelden laten zien dat de echte winst zit in hoe je iets implementeert:  

• Door medewerkers te betrekken  

• Duidelijk uitleg over gebruik van hulpmiddelen 

• Zorgen voor goede opvolging 

Eenvoudige aanpassingen  

Met investeringen rond de €30–€50 kan je al een groot effect bereiken. Door bijvoorbeeld de aanschaf van een ergonomische muis, toetsenbord, documenthouder of voetensteun.  

Deze zou je kunnen wisselen tussen werknemers die er behoefte aan hebben, door ze bijvoorbeeld bij HR weer in te laten leveren wanneer het niet gebruikt wordt of een werknemer er geen behoefte meer aan heeft.  

Bij vaste klanten neem ik ongebruikte voetensteunen of monitorarmen mee van de ene afdeling naar de andere. Zo verdien je een werkplekonderzoek soms al terug. 

Structurele verbeteringen  

Door enkele honderden euro’s per werkplek te investeren in zit-sta bureaus, ergonomische stoelen, of monitorarmen, zorg je voor langdurige verbetering. Maar ook hierbij is het van belang dat werknemers weten hoe ze deze hulpmiddelen effectief gebruiken.  

Zoals ik vaak zeg: “Het instellen van je werkplek zou net zo’n onderdeel van je opstartroutine moeten zijn als het openen van je laptop.”  

Bij zit-sta bureaus betekent dat ook: elk uur 10 minuten staan in plaats van één uur achter elkaar, want na die eerste 10 minuten sta je vaak niet meer actief en gaat het effect verloren.  

Maatwerkoplossingen  

Bij veel voorkomende of hardnekkige klachten kunnen standaard hulpmiddelen niet altijd volstaan. In deze gevallen is het daarom echt waard om in een maatwerkoplossing te investeren van enkele duizenden euro's.  

Denk hierbij aan procesaanpassingen, bijvoorbeeld het herinrichten van een productielijn om fysieke belasting te verminderen.  

Mock-ups voor tijdelijke proefopstellingen om een nieuwe werkplek of werkwijze te testen voordat je definitief investeert.  

En automatisering valt hieronder, zoals het inzetten van tilhulpen of robots om repeterend, zwaar of belastend werk te verlichten.  

Deze trajecten vragen vaak om een analyse op maat, betrokkenheid van meerdere afdelingen en een goede test- en implementatiefase om ervoor te zorgen dat de investering optimaal rendeert. 

Kostenbewust aanpassen: maximaal resultaat, minimale middelen 

Door vanaf het eerste moment samen te werken met medewerkers, samen te ontdekken wat er speelt, welke knelpunten zij ervaren en welke oplossingen daarbij passen, creëer je eigenaarschap. Dit noemen we participatieve werkplekaanpassingen. 

 Het gaat veel verder dan alleen een mening vragen: je betrekt mensen actief bij het hele proces – van het inventariseren en testen van oplossingen tot het maken van duidelijke afspraken over gebruik. Zo blijven medewerkers betrokken, voelen ze zich serieus genomen en is de kans veel groter dat de aanpassingen ook daadwerkelijk worden gebruikt. 

Concreet kan dat betekenen dat je een brainstormsessie organiseert, samen proefopstellingen uitprobeert en feedbackrondes inplant voordat je definitief investeert. Soms leidt dit tot slimme, kostenbewuste oplossingen, zoals het hergebruiken van ongebruikte hulpmiddelen binnen de organisatie. 

Een waardevolle schakel hierbij kan de ergocoach zijn: een collega die een korte ergonomietraining heeft gevolgd en laagdrempelig advies geeft. Zij zien dagelijks hoe iemand zit of staat en kunnen direct kleine, maar impactvolle tips geven.  

Denk aan een opmerking als: “Je stoel staat te laag, zal ik hem even instellen?”. Dit soort simpele acties die klachten kunnen voorkomen en het gebruik van hulpmiddelen bevorderen. Het resultaat? Een hogere kans op succes, maximale impact van je investering en tevreden medewerkers die zich gehoord voelen. 

Signalen herkennen en direct vertalen naar actie 

Het proces van participatieve werkplekaanpassingen kun je ook preventief inzetten. Een ideaal moment om dit te doen is tijdens het uitvoeren van je RI&E, zeker bij het onderdeel ‘fysieke belasting’.  

Daar komen vaak aandachtspunten naar voren zoals “werkplekken zijn niet verstelbaar” of “er zijn betere stoelen nodig”. Signalen die zich perfect lenen voor een direct werkplekonderzoek. Zo kun je op dat moment meten, observeren en met medewerkers bespreken wat er beter kan. Daarmee maak je van de RI&E niet alleen een registratiemoment, maar ook een praktisch startpunt voor verbeteracties. 

Een effectieve manier om deze verbeteracties te structureren is de PDCA-cyclus: 

• Plan: Breng signalen en risico’s in kaart en kies werkplekken die aandacht nodig hebben. 

• Do: Voer de aanpassingen of tests uit. 

• Check: Meet het effect. Zijn klachten verminderd, worden hulpmiddelen gebruikt? 

• Act: Pas de aanpak aan op basis van de resultaten en start de cyclus opnieuw. 

Zo koppel je de uitkomsten van je RI&E direct aan concrete, meetbare vervolgstappen. 

Wil je snel weten waar jouw organisatie nu staat op het gebied van preventie, signalering en werkplekaanpassing? Doe dan de Grip op Verzuim Scan. In slechts 5 minuten ontdek je waar de grootste risico’s én kansen liggen, zodat je gericht kunt starten en meteen draagvlak creëert voor verbeteringen. 

Van signalen naar structurele verbetering 

Succesvolle werkplekaanpassingen vragen niet alleen om de juiste middelen, maar vooral om een doordachte aanpak die past bij jouw organisatiecultuur. Door structureel aandacht te houden voor ergonomie en werkplezier, worden verbeteringen een vast onderdeel van de dagelijkse werkroutine. 

Een belangrijk leerpunt uit het werk van onze bedrijfsfysiotherapeuten bij ADXpert is dat kleine aanpassingen met draagvlak vaak meer effect hebben dan dure ingrepen zonder betrokkenheid. We zien dagelijks hoe het inzetten van bijvoorbeeld een ergocoach, het organiseren van korte werkplekchecks of het slim hergebruiken van ongebruikte hulpmiddelen soms net zoveel verschil maakt als een grote investering.  

Door met duidelijke, eerlijke criteria te werken en verbeteringen stapsgewijs door te voeren, geef je medewerkers de ruimte om actief mee te doen en zorg je dat veranderingen goed landen. Zo worden aanpassingen niet alleen effectiever, maar groeit ook het vertrouwen en de samenwerking binnen het team. 

Benieuwd wat een werkplekonderzoek jouw organisatie kan opleveren? Plan dan een vrijblijvend adviesgesprek, selecteer in het menu arbodienstverlening om meer te weten te komen over bedrijfsfysiotherapie. In 30 minuten brengen we samen jouw situatie in kaart en krijg je concrete, direct toepasbare adviezen om klachten te voorkomen en de productiviteit te verhogen.