Hoe voorkom je extra werkdruk bij collega's tijdens langdurig verlof en ziekteverzuim?

Verlof is belangrijk én noodzakelijk. Maar zodra iemand voor een langere periode wegvalt door verlof of ziekte, ontstaat er vaak spanning binnen een team. Gepland verlof geeft je de kans om vooruit te denken en voorbereidingen te treffen, terwijl onverwachte ziekte vraagt om snelle beslissingen en directe actie. In beide gevallen geldt: wie neemt het werk over? Hoe houd je de druk binnen de perken, vooral als je geen vervangingsbudget hebt? En hoe voorkom je dat loyale collega's overbelast raken? 

Zeker in kleinere organisaties merk je het meteen als er één iemand ontbreekt. Als je niks regelt, loopt de werkdruk al snel op en dat leidt niet zelden tot frustraties of zelfs verzuim. 

In mijn werk kom ik deze uitdaging regelmatig tegen. Als lid van het directieteam van ADXpert, waar ik me focus op HR en medewerkers, weet ik hoe complex de verdeling van taken kan zijn tijdens ziekte of verlof. Vanuit mijn achtergrond als re-integratiecoach heb ik veel ervaring met situaties waarbij werkdruk en teamdynamiek onder druk staan. Daardoor ken ik de valkuilen én de oplossingen. Van betere planning tot draagvlak creëren in het team. 

In dit artikel deel ik deze kennis met je. Je leest hoe je zowel verlofperiodes als ziekteverzuim goed opvangt zonder je team te overbelasten. Ik geef je praktische tips, slimme oplossingen en handvatten voor betere communicatie en taakverdeling. Zodat je rust in je team bewaart, ook wanneer iemand langere tijd afwezig is. 

Waarom verlof én ziekte zonder goede aanpak leiden tot overbelasting 

Zodra een collega afwezig is, verandert de dynamiek in het team. Het werk moet doorgaan, deadlines blijven staan en klanten verwachten dezelfde service. En dat terwijl er tijdelijk een paar handen minder beschikbaar zijn. 

Bij gepland verlof kun je voorbereiden en strategisch plannen. Bij onverwachte ziekte moet je snel schakelen en acute maatregelen nemen. Zonder goede aanpak kan dit in beide gevallen al snel tot extra werkdruk in het team leiden. 

Die druk komt van twee kanten. Van bovenaf is er de verwachting om de continuïteit te waarborgen en kosten te beperken. Tegelijkertijd ontstaat er van onderaf wrijving in het team. Wie pakt welke taken op? Waarom de één wel, en de ander niet? Zonder heldere afspraken en regie stapelen de frustraties zich op, en wordt het steeds moeilijker om overbelasting van het team te voorkomen. 

Een voorbeeld uit het onderwijs illustreert dit goed. Bij een HR-afdeling bleef vervanging uit, waardoor het team zelf taken moest verdelen. Iedereen pakte een deel op, maar niemand wist precies wat van hem of haar verwacht werd. De onduidelijkheid leidde tot spanningen en uiteindelijk tot uitval van een medewerker. Duidelijkheid en voorbereiding bleken hier de ontbrekende schakels. 

Waarom het belangrijk is om signalen tijdig te herkennen 

Overbelasting ontstaat zelden plotseling. Maar als je de signalen negeert, ben je vaak te laat. Door vroegtijdig te herkennen waar het mis dreigt te gaan, kun je tijdig bijsturen en overbelasting in je team voorkomen. 

Anonieme werkdrukmeting als hulpmiddel 

Een hulpmiddel zoals een anonieme werkdrukmeting (bijvoorbeeld met Arbometer) biedt hierbij waardevolle inzichten. Dit combineert een PMO (Periodiek Medisch Onderzoek) en MTO (medewerkerstevredenheidsonderzoek) in één digitale vragenlijst. 

Het laat niet alleen zien hoe medewerkers hun werkdruk ervaren, maar brengt óók boven tafel welke factoren daarachter zitten: 

• onvoldoende steun van collega's of leidinggevende 

• moeite met het stellen van grenzen 

• een gebrek aan afstemming binnen het team 

Veel mensen geven namelijk pas aan dat het teveel wordt als hun grens al is overschreden. Omdat de meting anoniem is, durven medewerkers eerder eerlijk aan te geven waar knelpunten zitten. Deze inzichten stellen je in staat om proactief overbelasting te voorkomen door werkdruk bespreekbaar te maken op zowel organisatie- als teamniveau. 

Waar moet je op letten? 

Zeker in periodes van drukte of onderbezetting help je tijdig risico's te signaleren door te letten op: 

• toenemend (kortdurend) verzuim 

• spanningen binnen het team 

• fouten in het werk 

• collega's die zich terugtrekken 

• collega's die cynisch worden 

• collega's die zich minder laten zien in overleggen 

• structureel langer doorwerken 

De waarde voor HR 

Door deze signalen tijdig te herkennen, kan HR gerichte maatregelen nemen om overbelasting te voorkomen én de (verlof)planning beter afstemmen op wat het team aankan. Bijvoorbeeld door verlofperiodes te spreiden, geen overlap van langdurig verlof toe te staan, of juist extra ondersteuning in te plannen tijdens drukke periodes. 

Door juist in periodes van drukte of onderbezetting zo'n gecombineerd onderzoek in te zetten, maak je overbelasting zichtbaar en kun je tijdig gerichte acties nemen. Daarmee toon je goed werkgeverschap én voldoe je aan de verplichting om werkdruk en psychosociale arbeidsbelasting in kaart te brengen volgens de Arbowet. 

Door hier vroegtijdig op te sturen, versterk je de veerkracht en samenwerking in je team en vergroot je het werkplezier. Zoals ook mooi te zien is in de praktijkervaring van PPO Rotterdam. 

Creatieve oplossingen zonder groot budget 

Het opvangen van verlof en ziekte vraagt soms om creatieve oplossingen. In een middelgrote zorgorganisatie werd bijvoorbeeld gewerkt met een interne 'verlofpoel'. Medewerkers met flexibele contracten of parttimers die extra wilden werken, konden zich vrijwillig aanmelden om tijdelijk bij te springen tijdens verlofperiodes.  

Dit maakte het niet alleen mogelijk om de werkdruk in het team beter op te vangen, maar gaf tegelijkertijd ruimte zodat collega’s zelf ook weer extra verlof (zoals vakantiedagen) konden opnemen, zonder dat dit tot extra druk leidde. Door vooraf goed af te stemmen, werd voorkomen dat de werkdruk te hoog opliep en ontstond er meer flexibiliteit én werkplezier in het team. 

Zo voorkom je werkdruk bij gepland verlof 

Bij gepland langdurig verlof heb je de luxe van voorbereiding. Start daarom direct na de verlofmelding met concrete acties: plan een overdrachtsmoment binnen de eerste weken, werk met een checklist en leg alle afspraken vast in een overzichtelijk format. 

Bekijk hier de voorbeeldchecklist planning bij langdurig verlof. 

Zorg daarnaast voor structuur die werkt: creëer een verlofkalender en ontwikkel een standaard protocol voor HR en leidinggevenden. Deze aanpak zorgt ervoor dat je niet meer reactief hoeft te zijn, maar proactief kunt anticiperen op uitdagingen. Zo signaleer je risico's vroegtijdig en voorkom je dat alles last minute geregeld moet worden. 

Acute aanpak bij onverwachte ziekte 

Bij plotselinge ziekte heb je geen voorbereidingstijd. Zorg daarom voor een standaard noodprotocol: 

• Eerste 24 uur: Inventariseer acute taken en prioriteiten, verdeel spoedklussen direct over beschikbare collega's 

• Eerste week: Organiseer een spoedoverleg met het team om taken te herordenen, gebruik hiervoor dezelfde principes als bij verlof maar dan in versneld tempo 

• Monitoring: Houd extra in de gaten of de werkdruk niet te hoog oploopt, vooral bij langduriger ziekte 

Ook bij ziekte geldt: communiceer helder, verdeel eerlijk en monitor de signalen van overbelasting extra scherp. 

Bekijk hier de voorbeeldchecklist planning bij ziekte. 

Heldere communicatie als sleutel tot draagvlak 

Goede communicatie maakt het verschil tussen frustratie en samenwerking. Maak het onderwerp bespreekbaar in teamoverleggen en betrek collega's vanaf het eerste moment. Geef ruimte voor vragen en bespreek samen wat wél en niet haalbaar is. 

In een zorginstelling anticipeerde HR op het langdurig verlof van een zwangere collega door dit vroegtijdig te bespreken in het teamoverleg. Samen bepaalde het team wie welke taken op zich zou nemen. Verpleegkundigen namen lichtere zorgtaken over, terwijl helpenden andere zorgtaken oppakten. Doordat iedereen actief bij de oplossing werd betrokken en de verdeling vooraf helder was, wist men precies waar hij of zij aan toe was. Het werd ervaren als een gezamenlijke verantwoordelijkheid, wat zorgde voor veel draagvlak in het team. 

HR speelde hierin een actieve rol: als procesbewaker én ondersteuner. Zo hielpen ze het overleg voor te bereiden, bewaakten ze de afspraken en fungeerden ze als aanspreekpunt voor signalen uit het team. Door dit vroegtijdig aan te pakken, voorkwamen ze werkdrukproblemen en behielden ze de rust in het team. Zo wordt proactieve werkgeverszorg in de praktijk zichtbaar. 

Zo houd je je team sterk tijdens langdurig verlof en uitval 

Als je verlofperiodes slim aanpakt en standaard voorbereid bent op uitval, voorkom je dat collega’s overbelast raken of het overzicht kwijtraken. Door werkdruk vroeg te signaleren, taken eerlijk te verdelen en creatieve oplossingen te gebruiken, houd je je team veerkrachtig en gemotiveerd. 

Weet ook dat je als werkgever wettelijk verplicht bent om actief te zorgen voor een gezonde werkbelasting, dit valt onder de zorgplicht en de Arbowet. Die stellen verplicht dat je risico’s op psychosociale arbeidsbelasting in kaart brengt in de RI&E en dat daar een plan van aanpak bij hoort, inclusief maatregelen en communicatie over werkdruk. 

Bij ADXpert helpen we organisaties dagelijks met verlofvoorbereiding en werkdrukbeheersing. Daarnaast bieden we praktische trainingen die perfect aansluiten op dit thema: 

• Training omgaan met psychisch verzuim 

• Training stress- en burn-outpreventie 

• Training gespreksvaardigheden bij werkdruk 

Daarnaast faciliteren we PMO‑trajecten en ondersteunen we bij het opstellen van RI&E’s gericht op psychosociale arbeidsbelasting. 

Zo zorgen we dat jouw HR niet alleen reactief is, maar proactief bouwt aan een gezonde, duurzame organisatie. Wil je hier meer over weten? Plan dan een advies gesprek. We sparren graag mee over een maatwerkoplossing om werkdruk te voorkomen én werkplezier te behouden.