Vroegtijdige uitval zwangerschap voorkomen met slimme werkplekoplossingen

In de vergadering zie je je zwangere collega stilletjes met haar hand op haar onderrug. Je merkt dat ze vaker moe oogt en zich minder makkelijk beweegt. Toch zegt ze dat het prima gaat. Als leidinggevende twijfel je: moet je hier iets mee, of hoort dit er gewoon bij?  

Veel zwangere medewerkers melden klachten niet spontaan. Ze willen niet lastig zijn of denken: "Ik ben zwanger, niet ziek!" Dit maakt het voor jou als leidinggevende lastig om problemen vroegtijdig op te pikken en uitval te voorkomen." 

Greet van Gemert is bedrijfsfysiotherapeut bij Adxpert en ziet dagelijks werkgevers worstelen met deze dilemma’s. In haar rol biedt zij werkgevers objectieve richtlijnen en praktische oplossingen, gebaseerd op medische kennis én ervaring met zwangere medewerkers in uiteenlopende functies.  

Na het lezen van dit artikel herken je binnen één gesprek of je medewerker extra ondersteuning nodig heeft, weet je hoe je het RAAK-principe kan inzetten en kun je met zekerheid bepalen welke werkplek het meest passend is.  

Waarom proactieve aanpassingen onmisbaar zijn 

Het probleem met zwangerschapsklachten is dat ze zich vaak snel ontwikkelen. Wat in week 20 nog prima te doen was, kan in week 25 al te zwaar worden. Wat begint met vermoeidheid of wat rugpijn, kan snel uitlopen in serieuze beperkingen. 

Het probleem is dat veel medewerkers zelf niet snel aan de bel trekken. Ze willen niet “zeuren” of hun collega’s opzadelen met extra werk. In de praktijk blijkt er namelijk een drempel.  

Zoals in het voorbeeld van Schepers wordt benoemd in Arts en Auto: er zijn veel ‘tough ladies’ in de zorg die blijven zeggen: “Joh, het gaat nog wel.” Dat kan onbedoeld druk zetten op collega’s voor wie het minder makkelijk te combineren is.  Juist daardoor lopen ze ongemerkt over hun grenzen heen. 

Als werkgever kun je dit voor zijn. Door tijdig te signaleren en proactief aanpassingen te doen, voorkom je dat een kleine klacht uitgroeit tot langdurig verzuim. En dat levert veel op: minder uitval, meer continuïteit én een medewerker die zich gehoord voelt. 

Ook vanuit financieel oogpunt lonen preventieve maatregelen. Hoewel zwangerschapsgerelateerd verzuim wordt vergoed door het UWV, blijven er voor werkgevers aanzienlijke indirecte kosten: vervanging zoeken, inwerken, productiviteitsverlies en extra werkdruk voor collega's.  

Wanneer je dit afweegt tegen de investering in preventieve werkplekaanpassingen, spreekt de kosten-batenanalyse voor zich: voorkomen is veel goedkoper dan genezen. 

Tabel: Kosten zieke medewerker per dag (2024–2025) – excl. loondoorbetaling 

Signalen van overbelasting herkennen 

De eerste tekenen van overbelasting zijn vaak subtiel en worden daardoor snel gemist. Door aandacht te hebben voor kleine veranderingen in gedrag en fysieke houding, kun je veel ellende voorkomen. Onderstaande tabel helpt je om signalen sneller te herkennen en bespreekbaar te maken. 

Als leidinggevende hoef je geen medische kennis te hebben om dit op te merken. Wat je wél nodig hebt: aandacht en lef om het gesprek te openen. Een simpele vraag als “Hoe gaat het met je werk?” is vaak genoeg om de deur open te zetten. Daarmee laat je zien dat je betrokken bent en bied je ruimte om tijdig maatregelen te nemen. 

Richtlijnen, wettelijke kaders en systematische aanpak 

Een manier om deze maatregelen toe te passen, is via het RAAK-principe: 

• Risico’s wegnemen – bijvoorbeeld niet meer zwaar tillen of werken met schadelijke stoffen. 

Zodra een medewerker haar zwangerschap meldt, ben je als werkgever verplicht om binnen twee weken de arbeidsrisico's voor moeder en kind in kaart te brengen. Deze Risico's verwerk je in je Risico Inventarisatie&Evaluatie. 

• Aanpassingen doen – werktijden inkorten, extra pauzes, hulpmiddelen inzetten. 

Door in gesprek te gaan met de medewerker kan je inzichtelijk maken welke werkplekaanpassingen nodig zijn om het werk te verlichten. Een werkplekonderzoek door een bedrijfsfysiotherapeut kan hierbij uitkomst bieden. 

Afhankelijk van de functie kan hybride of thuiswerken hierin al een oplossing zijn.  

Ook is het belangrijk om eventueel nodige aanpassingen rond de 20e en 30e zwangerschapsweek te evalueren. Houdt daarbij ook rekening met regels voor rusttijden, tillen en staand werk. Deze worden strenger naarmate de zwangerschap vordert. Een overzicht van deze regels vind je in de richtlijnen van het RIVM en het Arboportaal.  

• Ander werk aanbieden – lichtere taken die minder belastend zijn. 

Met kleine aanpassingen kun je vaak al veel bereiken. Door taken te herverdelen of tijdelijk andere werkzaamheden aan te bieden, voorkom je overbelasting zonder grote kosten. 

In sectoren waar fysiek werk gebruikelijk is, kan het aanbieden van tijdelijk meer administratieve of coördinerende taken een praktisch alternatief zijn. 

• Keerpunt –Zodra risico’s niet meer weggenomen kunnen worden en aanpassingen of alternatief werk onvoldoende mogelijkheden biedt, kan een medewerker tijdelijk worden vrijgesteld of (gedeeltelijk) worden ziekgemeld van (delen van) het werk. Daarmee voorkom je dat klachten verder verergeren. 

Naast het RAAK-principe geeft de nieuwe NVAB-richtlijn werkgevers nog meer houvast bij het maken van de juiste keuzes. Wil je weten hoe je deze richtlijn praktisch toepast? Lees dan ons artikel Nieuwe NVAB-richtlijn zwangerschap: wat betekent dit voor werkgevers?" 

Praktische werkplekaanpassingen op locatie 

In de praktijk blijken eenvoudige aanpassingen zeer effectief. Door creatief om te gaan met taken en verantwoordelijkheden, kun je veel verlichting bieden zonder grote veranderingen: 

• In de detailhandel kan een medewerker tussendoor op een kruk zitten zonder dat dit ten koste gaat van klantcontact.  

• In de zorg wordt tillen vaker verdeeld onder collega’s.  

• En in receptiewerk kan een taak zoals koffie halen voor bezoekers eenvoudig door een collega worden overgenomen. 

Hulpmiddelen 

Ook hulpmiddelen op de werkplek kunnen verlichting geven. Denk aan een in hoogte verstelbaar bureau, een ergonomische stoel met bekkensteun, een voet- of polssteun, noise-cancelling koptelefoon of een yoga bal.  

Deze zijn niet verplicht, maar dragen sterk bij aan comfort en voorkomen zwangerschapsverzuim. Daarbij hoeven de kosten niet hoog te zijn: veel hulpmiddelen zijn beschikbaar tussen €30 en €50, zoals een ergonomische muis, toetsenbord, voetensteun of documenthouder.  

Deze hulpmiddelen kunnen bovendien eenvoudig hergebruikt of afwisselend ingezet worden binnen afdelingen, waardoor het een duurzame investering is. 

Rustmomenten  

Rustmomenten zijn cruciaal. Wettelijk heb je als werkgever de plicht om een geschikte ruimte te bieden waar een medewerker even kan liggen of zitten.  

In de praktijk is dat vaak lastig, maar een multifunctionele kamer met een comfortabele stoel kan al veel verlichting bieden. Wanneer dit niet mogelijk is om te realiseren, kan je -afhankelijk van de functie- hybride werk aanbieden.  

Thuiswerken of op locatie: de juiste balans vinden 

Thuiswerken klinkt vaak als de ideale oplossing. Geen reistijd, meer rustmomenten, en de vrijheid om de werkdag flexibeler in te delen. Voor sommige zwangere medewerkers is dat precies wat ze nodig hebben. 

Maar thuiswerken kent ook risico’s.  

• Je mist collega’s die signalen opmerken en eventueel hulp kunnen bieden. 

• Te lang achter elkaar doorwerken 

• Onvoldoende pauzes nemen 

• Bovendien kan de thuissituatie extra belasting geven, zeker als er jonge kinderen rondlopen. 

Daarom werkt thuiswerken alleen goed onder duidelijke voorwaarden: een ergonomische thuiswerkplek, afspraken over extra pauzes en een open gesprek over hoe de thuissituatie eruitziet. 

Wanneer kies je voor thuiswerken en wanneer niet? 

Cultuur en communicatie maken het verschil 

Geen enkele richtlijn werkt zonder een open cultuur. Medewerkers moeten zich vrij voelen om aan te geven dat het te zwaar wordt. Dat lukt alleen als leidinggevenden het gesprek actief aangaan.  

Participatief werken is hierbij de sleutel. Zoek samen naar oplossingen, betrek de medewerker bij keuzes en wees creatief. Vaak is er meer mogelijk dan je denkt, zolang je het maar bespreekbaar maakt.  

Wil je weten hoe je HR kan ondersteunen met het opstellen van een beleid voor zwangerschap? Lees dan het artikel Van richtlijn naar resultaat: zo pak je zwangerschap op de werkvloer echt goed aan.

Investeren in maatwerk loont 

Een zwangerschap vraagt om flexibiliteit en maatwerk. Als leidinggevende kun je het verschil maken door vroeg te signaleren en proactief te handelen met behulp van het RAAK-principe.  

Zo voorkom je niet alleen dat kleine klachten uitgroeien tot langdurige uitval, maar bespaar je jezelf ook de hoge kosten van vervanging en productieverlies. Door de juiste keuzes te maken in hulpmiddelen, taakverdeling en werkplek, kan je de medewerker al veel verlichting bieden. 

Bij ADXpert bieden we werkgevers meerdere oplossingen bij dit soort vraagstukken. Afhankelijk van de organisatiebehoefte kan een werkplekonderzoek of updaten van de RI&E al een solide basis leggen om zwangerschapsverzuim te voorkomen.  

Ben je benieuwd naar welke werkplekaanpassingen het beste passen bij jouw organisatie? Plan dan een vrijblijvend adviesgesprek in en kies en het menu Arbodienstverlening.  

Heb je behoefte aan meer inzicht het arbobeleid binnen jouw organisatie? Doe onze gratis Grip op Verzuimscan. Zo krijg je binnen 10 minuten inzicht in waar de risico’s én kansen liggen.