Signalen van fysieke belasting herkennen op de werkvloer

Je herkent het vast: een medewerker klaagt over een zere rug, zit ineens steeds anders op zijn stoel of meldt zich wat vaker te laat. Geen drama. Nog niet. Maar ergens bekruipt je het gevoel: moet ik hier iets mee? En zo ja, wat dan precies? 

Veel HR-professionals en leidinggevenden herkennen dit dilemma. Ze willen hun team gezond en inzetbaar houden, maar twijfelen over de juiste aanpak. De angst om iets verkeerds te zeggen of over iemands grenzen heen te gaan, maakt hen terughoudend. Intussen stapelen de signalen zich op en groeit het risico op uitval.  

Greet van Gemert is als bedrijfsfysiotherapeut dagelijks op de werkvloer te vinden. Zij ziet precies wanneer ‘vage klachten’ overgaan in langdurig verzuim en juist ook de fase waarin klachten nog te voorkomen zijn. In samenwerking met HR en leidinggevenden helpt ze signalen herkennen en preventieve stappen zetten. 

In dit artikel delen we welke signalen serieus genomen moeten worden en hoe je samen met je team werkplekken verbetert. Je leert hoe je laagdrempelig én effectief kunt ingrijpen, nog vóór het te laat is. 

Waarom vroeg signalering op de werkvloer zo belangrijk is 

Kleine klachten lijken onschuldig, maar toch zijn dit vaak de eerste tekenen dat iemand niet meer optimaal functioneert. Omdat ze subtiel zijn, worden ze snel genegeerd of afgedaan als tijdelijk ongemak. 

Wacht je te lang met reageren, dan kunnen deze signalen uitmonden in serieuze gezondheidsklachten en uiteindelijk verzuim. Dit raakt niet alleen de medewerker, maar verhoogt ook de druk op collega’s. Want extra werkdruk leidt weer tot nieuwe klachten, met een kettingreactie tot gevolg. 

Daarom is het belangrijk om gedrag en fysieke houding actief te observeren. Eén signaal hoeft geen probleem te zijn, maar meerdere kleine signalen samen vertellen vaak een duidelijk verhaal van overbelasting. Door tijdig te signaleren, kun je erger voorkomen. 

Subtiele signalen die je niet mag negeren 

Van signalen naar actie 

Wanneer je deze signalen opmerkt, kun je een gesprek aangaan. Let er daarbij op dat je geen medische of te persoonlijke vragen stelt. 

Een goede insteek is om alleen je observaties te benoemen, gericht op gedrag of veranderingen in de werksituatie. Houdt het gesprek open door bijvoorbeeld te vragen: "Hoe gaat het met je werk?" of "Zijn er dingen die anders zouden kunnen, om het werk aangenamer te maken?". Zo ontstaat er ruimte om samen te verkennen wat er speelt en welke ondersteuning mogelijk is.  

Een manier om hier actief op in te zetten, kan door het aanstellen van een ergocoach. Dit is een collega die na een korte praktijkgerichte opleiding van één tot vier dagen, collega’s coacht, adviseert en motiveert om fysiek gezond en ergonomisch te werken.  

De adviezen van een ergocoach vormen vaak het vertrekpunt voor eenvoudige, doeltreffende acties, zoals: 

• Wekelijkse werkplek-check-in: laat medewerkers kort reflecteren op hun werkhouding en comfort. 

• Korte instructies of visuele reminders: helpen om gezond gedrag structureel onderdeel te maken van de werkdag. 

• Checklist of instelhulp voor flexplekken: voorkomt klachten bij werkplekken die vaak snel en zonder aanpassing worden gebruikt. 

Dankzij de laagdrempeligheid en persoonlijke benadering, ontstaat sneller draagvlak voor verandering. Juist bij vage klachten of beginnende signalen, kan dit het verschil maken tussen herstel en langdurige uitval. 

Praktische preventie die werkt én verbindt 

Preventie hoeft geen zwaar of bureaucratisch proces te zijn. Kleine, concrete acties maken vaak het grootste verschil. Denk aan een kort teamoverleg over werkplekinrichting, het ophangen van visuele checklists bij flexplekken, of een mini-challenge om elk half uur even te bewegen.  

Het is ook mogelijk om met deze interventies het teamgevoel te versterken, zelfs wanneer collega's hybride werken. Tijdens de coronaperiode zagen we diverse succesvolle initiatieven. Bijvoorbeeld stap- en loopchallenges, waarbij collega’s elkaar stimuleerden om dagelijks in beweging te blijven.  

Een ander creatief voorbeeld is een organisatie die de schrikkeldag aangreep als ‘dag van de aandacht’. Medewerkers konden meedoen aan werkplekscans, korte instructiesessies, yogaworkshops en hun ideeën voor verbetering delen.  

Het laagdrempelige karakter maakte het initiatief tot een succes: de sfeer bleef luchtig, terwijl het gesprek over werkdruk op gang kwam. Het resultaat mocht er zijn: in het kwartaal erna daalde het ziekteverzuim met maar liefst 14%. 

Structureel verbeteren: van losse acties naar blijvend resultaat 

Het loont om deze preventieve acties te koppelen aan bestaande HR-structuren, zoals de RI&E of een medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO). Ook het bespreekbaar maken tijdens een functioneringsgesprek kan waardevol zijn.  

Deze momenten geven ook een logische aanleiding om direct verbeteringen door te voeren. Wil je weten waar je het beste kunt beginnen of waar nog winst te behalen valt? Doe de gratis Grip op Verzuim Scan en krijg direct inzicht in je kansen en risico’s. Zo werk je stap voor stap aan duurzame inzetbaarheid en een veilige werkomgeving. 

Zo maak je gezonde werkgewoonten onderdeel van je organisatiecultuur 

Succesvolle werkplekaanpassingen vragen niet alleen om de juiste middelen, maar vooral om een doordachte aanpak die past bij jouw organisatiecultuur. Door structureel aandacht te houden voor ergonomie en werkplezier, worden verbeteringen een vast onderdeel van de dagelijkse werkroutine. 

Een belangrijk leerpunt uit het werk van onze bedrijfsfysiotherapeut bij ADXpert is dat kleine aanpassingen met draagvlak, vaak meer effect hebben dan dure ingrepen zonder betrokkenheid.  

Greet van Gemert ziet als bedrijfsfysiotherapeut dagelijks hoe het inzetten van bijvoorbeeld een ergocoach en het organiseren van korte werkplekchecks, soms net zoveel verschil maakt als een grote investering. Want door medewerkers pro-actief te betrekken, zorg je dat veranderingen goed landen. 

Benieuwd waarom het slim is om juist nú te investeren in deze aanpassingen?

Lees dan ook het artikel Waarom preventief investeren in werkplekaanpassingen loont en ontdek hoe kleine investeringen grote impact maken op inzetbaarheid én kostenbeheersing. 

Zo worden aanpassingen niet alleen effectiever, maar groeit ook het vertrouwen en de samenwerking binnen het team. Wil je weten wat een werkplekonderzoek jouw organisatie kan opleveren? Plan dan een vrijblijvend adviesgesprek via ADXpert. Selecteer in het menu 'Arbodienstverlening' om meer te weten te komen over bedrijfsfysiotherapie. In 30 minuten brengen we samen jouw situatie in kaart en krijg je concrete, direct toepasbare adviezen om klachten te voorkomen en de productiviteit te verhogen.