Alles wat werkgevers moeten weten over ouderschapsverlof

Je medewerker wil ouderschapsverlof opnemen. Natuurlijk wil je hierin meedenken, maar wat zijn precies je rechten en plichten als werkgever? Hoe zit het met de betaling, de planning en wat kun je verwachten bij langdurige ziekte of een overstap naar een andere werkgever? 

Als HR-adviseur en sparringpartner voor werkgevers ondersteunen wij dagelijks bij het afstemmen en inrichten van verlofregelingen, waaronder ouderschapsverlof. We kennen de wet, maar vooral ook de praktijk, inclusief de vragen die leven op de werkvloer. 

In dit artikel geven we je als werkgever een compleet overzicht van hoe ouderschapsverlof werkt, wat je verplicht bent te doen, waar je ruimte hebt voor overleg en hoe je dit het beste in je organisatie kunt regelen. 

Wat is ouderschapsverlof en voor wie geldt het? 

Ouderschapsverlof is een wettelijk recht voor medewerkers met kinderen jonger dan 8 jaar. Het geldt niet alleen voor biologische ouders, maar ook voor adoptieouders, pleegouders, stiefouders en co-ouders, zolang het kind op hetzelfde adres woont en er sprake is van structurele opvoeding. 

Elke werknemer heeft per kind recht op 26 keer het aantal uren dat hij of zij per week werkt. Werkt een medewerker 32 uur, dan is het totaal aan ouderschapsverlof 832 uur. Dit verlof hoeft niet aaneengesloten te worden opgenomen. Het mag verspreid worden ingezet, bijvoorbeeld één dag per week of in meerdere blokken. Wel geldt: tijdens het betaalde verlof mag het niet worden opgenomen in halve werkweken. 

De totale verlofduur kan worden verdeeld in blokken van minimaal één maand en maximaal zes maanden per kind. Belangrijk is dat het verlof vóór het achtste levensjaar van het kind is opgenomen. Maak hierover duidelijke afspraken met de medewerker, zodat verwachtingen aan beide kanten helder zijn. 

Betaald en onbetaald ouderschapsverlof: hoe zit dat? 

Sinds 2022 kunnen medewerkers maximaal 9 weken ouderschapsverlof betaald opnemen via een UWV-uitkering. Die uitkering bedraagt maximaal 70% van het dagloon (inclusief vakantiegeld) en geldt alleen als deze 9 weken worden opgenomen in het eerste levensjaar (of adoptiejaar) van het kind. 

De aanvraag voor de uitkering loopt via het UWV, maar werkgevers kunnen hierbij ondersteunen. Aanvulling op de UWV-uitkering is niet verplicht, maar mag wel. Let op: er geldt een maximum dagloon. Verdient de werknemer meer dan dit bedrag, dan ontvangt hij of zij een lager percentage. 

Tijdens het verlof bouwt een medewerker geen extra vakantiedagen op over de niet-gewerkte uren, maar bestaande vakantiedagen blijven staan. Pensioenopbouw loopt doorgaans door, maar controleer dit met het pensioenfonds. Secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals bonussen of reiskosten, kunnen (deels) vervallen afhankelijk van het aantal gewerkte uren. 

Wat als een medewerker (langdurig) ziek wordt?

Wanneer een medewerker ziek wordt rond of tijdens het ouderschapsverlof, zijn er verschillende scenario’s mogelijk. In het overzicht hieronder zie je per moment wat dit betekent voor jou als werkgever:

Wordt de werknemer langdurig ziek tijdens ouderschapsverlof? Dan krijg je als werkgever met een aantal aanvullende regels en verplichtingen te maken.

De medewerker moet zich in alle gevallen ziekmelden volgens de reguliere procedure — dus ook tijdens het verlof. Dit is belangrijk, want de registratie en opvolging van het verzuim hebben gevolgen voor het vervolgtraject en de werkhervatting.

Tijdens de ziekte loopt het ouderschapsverlof in principe gewoon door. Eventuele UWV-uitkeringen voor betaald ouderschapsverlof mag je verrekenen met het loon dat je tijdens ziekte doorbetaalt of met een Ziektewet-uitkering.

Is er sprake van langdurige ziekte? Dan mag de werknemer schriftelijk verzoeken het verlof tijdelijk te onderbreken of stop te zetten. Als werkgever moet je binnen vier weken hierop reageren. Bij onderbreking kan de medewerker de resterende verlofdagen op een later moment opnemen, zodra hij of zij hersteld is.

Let er op dat het ouderschapsverlof geen belemmering mag vormen voor de re-integratie. Zowel jij als werkgever als de werknemer blijft verplicht om actief te werken aan herstel. Kom je deze verplichtingen niet na, dan kan het UWV een loonsanctie opleggen. Maak duidelijke afspraken en leg deze goed vast in het re-integratiedossier.

Je hoeft wijzigingen in het verlof niet door te geven aan het UWV, tenzij het recht op uitkering verandert. Verder volg je gewoon de gebruikelijke stappen voor ziekteverzuim: melding bij de arbodienst, probleemanalyse en plan van aanpak.

Goede communicatie en het vastleggen van afspraken zijn essentieel om misverstanden en problemen te voorkomen.

Samengevat betekent dit dat je als werkgever bij langdurige ziekte tijdens ouderschapsverlof het volgende regelt:

• Je registreert de ziekmelding volgens de normale procedure.

• Je verrekent de uitkering betaald ouderschapsverlof met het door te betalen loon bij ziekte.

• Je werkt mee aan verzoeken tot onderbreking of stopzetting van het verlof.

• Je blijft samen met de werknemer werken aan re-integratie.

• Je volgt de administratieve verplichtingen rondom ziekteverzuim en verlof.

Verlofaanvraag: procedure en voorbeeldbrief 

Wanneer een medewerker ouderschapsverlof wil opnemen, moet dit minimaal twee maanden vooraf schriftelijk worden aangevraagd. In het verzoek vermeldt de medewerker:

• gewenste ingangsdatum 

• aantal uren per week 

• duur van het verlof 

Als werkgever ben je verplicht binnen vier weken schriftelijk te reageren. Je mag het verzoek alleen weigeren bij zwaarwegende bedrijfsbelangen, en dan moet je dit goed onderbouwen.

Tip: Communiceer hierover altijd duidelijk naar je medewerker. Leg bijvoorbeeld uit waarom bepaalde periodes meer of minder geschikt zijn in jouw organisatie. Maak samen afspraken over de invulling en planning, zodat verwachtingen aan beide kanten helder zijn.

Je kunt medewerkers wijzen op hulpmiddelen zoals de voorbeeldbrief van het Juridisch Loket, om het aanvraagproces soepel te laten verlopen.

Nieuwe werkgever: wat neem je over? 

Wanneer een medewerker overstapt naar een nieuwe werkgever en nog niet al het ouderschapsverlof heeft opgenomen, wordt het resterende verlof meegenomen. Dit geldt voor zowel betaald als onbetaald ouderschapsverlof.

Als nieuwe werkgever is het slim hier bij indiensttreding direct naar te vragen. Vraag de medewerker om een verklaring van de vorige werkgever met daarin hoeveel verlof al is opgenomen. Zo voorkom je misverstanden en weet je precies waar je aan toe bent.

De hoogte van de UWV-uitkering verandert daarbij niet. Het bedrag wordt vastgesteld bij de eerste aanvraag en blijft hetzelfde, ook als de medewerker bij de nieuwe werkgever meer of minder verdient.

Meestal verloopt de uitbetaling van de uitkering via de werkgever, maar je kunt er samen ook voor kiezen dat UWV het rechtstreeks aan de medewerker uitbetaalt. Spreek dit vooraf goed met elkaar af, zodat er later geen onduidelijkheid ontstaat.

Alternatieve verlofvormen 

Het is belangrijk om te weten dat ouderschapsverlof niet hetzelfde is als calamiteitenverlof of kortdurend zorgverlof. Calamiteitenverlof is bedoeld voor onvoorziene omstandigheden, zoals ziekte of een sterfgeval in de familie. Kortdurend zorgverlof daarentegen is bedoeld voor de verzorging van een ziek kind, partner of ouder en kan enkele dagen duren. Zorg ervoor dat je als werkgever goed onderscheid maakt tussen deze verlofvormen en het juiste type verlof inzet afhankelijk van de situatie. 

Ouderschapsverlof goed geregeld: duidelijkheid voor beide partijen 

Als werkgever wil je graag meedenken met medewerkers én de continuïteit van je organisatie waarborgen. Ouderschapsverlof biedt de mogelijkheid om hier in balans mee om te gaan, mits goed afgestemd. 

Door heldere afspraken te maken over vorm, duur en spreiding van het verlof voorkom je verrassingen. En door inzicht te hebben in de regels – van betaling tot opbouw van rechten – kun je de juiste ondersteuning bieden. 

Wil je meer weten over jouw rol als werkgever bij verlofregelingen? Bekijk dan ons uitgebreide artikel over zwangerschaps-, bevallings- en ouderschapsverlof voor werkgevers.