Mag een zieke medewerker op vakantie? Dit moet je als werkgever weten

Je krijgt een telefoontje of mailtje van een medewerker die al een tijd ziek thuis zit. Hij wil er een paar weken tussenuit met zijn gezin. Even op vakantie. 
Je eerste gedachte? Kan dat wel? 
Je tweede: Wat moet ik hier als werkgever eigenlijk mee? 

Het voelt tegenstrijdig: iemand is ziek en werkt niet, maar vraagt wél verlof aan. Toch komt deze situatie vaker voor dan je denkt. En de regels? Die zijn niet altijd bekend of logisch. 

Als casemanager bij ADXpert krijg ik deze vraag bijna elke week. Veel werkgevers weten blijkbaar niet precies wat er mag, wat verplicht is en hoe het zit met loondoorbetaling en vakantiedagen. Dat leidt tot fouten, zoals verkeerde loonbetalingen of onverwacht opgenomen verlofdagen. 

In dit artikel leg ik stap voor stap uit wat de spelregels zijn. Zodat jij de juiste keuzes kunt maken, problemen voorkomt en duidelijk kunt communiceren met je medewerker.

Mag een zieke medewerker op vakantie? 

Ja, een zieke medewerker mag in principe op vakantie. Ziekte sluit vakantie niet automatisch uit. Sterker nog, het kan soms juist helpen bij het herstel. Maar dat betekent niet dat je als werkgever overal meteen mee akkoord moet gaan. 

Voorbeeld 

Een jonge medewerker met rugklachten wil een paar weken backpacken door Australië. Dat klinkt misschien onschuldig, maar als werkgever mag je daar best je wenkbrauwen bij optrekken. Een lange reis met zware bagage en veel fysiek ongemak lijkt niet bepaald bevorderlijk voor het herstel. In zo’n geval is het verstandig om de bedrijfsarts in te schakelen. Die kan objectief beoordelen of dit plan het herstel in de weg staat. Als dat zo is, kun je het verlof gemotiveerd weigeren. 

Geen situatie is hetzelfde. Daarom is het belangrijk om ieder verzoek serieus te nemen, in gesprek te gaan met je medewerker en bij twijfel altijd een medische beoordeling te vragen. 

Zo hou je grip op de situatie én bied je ruimte waar dat verantwoord is. 

Wat doe je als werkgever bij een vakantieaanvraag tijdens ziekte? 

Ook tijdens ziekte moet een medewerker zijn vakantie gewoon aanvragen. Jij beoordeelt dat verzoek, zoals je dat bij iedere andere medewerker zou doen. Maar omdat het hier om een zieke werknemer gaat, ligt er vaak wat meer spanning op. 

Je mag een aanvraag niet zomaar weigeren. Alleen als er een duidelijke reden is — bijvoorbeeld omdat de vakantie het herstel belemmert — kun je het verzoek afwijzen. Twijfel je? Dan is het altijd verstandig om de bedrijfsarts om advies te vragen. 

Soms zal dat advies je verrassen. 

Een mevrouw zat met burn-outklachten thuis. Ze wilde met haar vader naar een huisje op de Veluwe. “Ik gun het hem zo,” zei ze. De bedrijfsarts gaf een positief advies, juist omdat het haar emotioneel lucht kon geven Even geen behandelaars, geen re-integratieverplichtingen, gewoon een paar dagen niets. 

Door zo’n aanvraag –samen met de bedrijfsarts- zorgvuldig te beoordelen, laat je zien dat je zowel betrokken bent als professioneel handelt. 

Worden vakantiedagen afgeschreven als iemand ziek is? 

Een medewerker die tijdens ziekte op vakantie gaat, neemt officieel vakantie op. Dat betekent dat de dagen gewoon worden afgeschreven van zijn vakantiesaldo. 

Belangrijk om te weten: ook als een medewerker maar gedeeltelijk werkt — bijvoorbeeld halve dagen als onderdeel van zijn re-integratie — worden de vakantiedagen als volle dagen afgeschreven. Dit kan soms voor verwarring zorgen, dus leg dit goed uit aan je medewerker. 

Waarom dit belangrijk is? Omdat onduidelijkheid over het verlofsaldo achteraf tot discussies kan leiden. Bijvoorbeeld als blijkt dat er vakantiedagen zijn opgenomen, maar niet geregistreerd. Of andersom: dat er wél dagen zijn afgeschreven, terwijl er nooit sprake is geweest van een officiële vakantie. 

Duidelijke afspraken zorgen voor rust en voorkomen problemen later. 

Hoe zit het met de loondoorbetaling tijdens vakantie bij ziekte? 

Ook dit is een veelvoorkomend misverstand. Stel dat een medewerker tijdens ziekte nog maar 70% van zijn loon krijgt. Zodra hij vakantie opneemt, verandert dat: tijdens vakantie heeft een werknemer recht op 100% loondoorbetaling. 

Dat geldt ook als iemand maar een paar dagen weggaat. Tijdens die dagen ben je als werkgever verplicht het volledige loon uit te betalen. Net zoals je dat zou doen bij een gezonde medewerker. 

Waarom? Omdat je ook 100% je vrije dagen uitbetaald zou krijgen, als je je vakantiedagen niet opneemt (en dus niet maar 70% over die vakantiedagen). Tijdens vakantie ben je niet ziek, maar met verlof — net als anderen die 100% doorbetaald krijgen. 

In de praktijk gaat dit regelmatig mis. Er zijn werkgevers die gewoon 70% blijven doorbetalen tijdens vakantie. Of werknemers die zelf niet weten dat ze recht hebben op 100%. Dat is zonde, want het kost je als werkgever niet alleen geld (bijvoorbeeld als het later alsnog moet worden rechtgezet), het schaadt ook het vertrouwen. 

Door dit goed te regelen laat je zien dat je zowel de regels kent als goed voor je mensen zorgt. 

Wanneer vervallen vakantiedagen bij langdurig verzuim? 

Een ander lastig punt: wat als iemand langdurig ziek is en geen vakantie opneemt? Vervallen de opgebouwde vakantiedagen dan gewoon, of blijven ze staan? 

Bij langdurige ziekte zonder opgenomen vakantie geldt: wettelijke vakantiedagen (dat zijn er meestal vier werkweken, bijvoorbeeld 20 dagen bij een fulltime dienstverband) vervallen na zes maanden. Dat betekent: de vakantiedagen van 2025 vervallen op 1 juli 2026. 

Maar let op: deze termijn geldt alleen als de medewerker ook echt in staat is om vakantie op te nemen. Is iemand zo ziek dat vakantie onmogelijk is, dan mogen de dagen niet zomaar vervallen. Andersom: als iemand wél vakantie op had kunnen nemen (bijvoorbeeld omdat hij eerder dat jaar al is weggeweest), dan mag je ervan uitgaan dat de dagen wel vervallen als hij ze niet op tijd opneemt. 

Bovenwettelijke dagen (extra dagen boven op het wettelijke minimum) vervallen pas na vijf jaar, tenzij je in de cao of arbeidsovereenkomst iets anders hebt afgesproken. Als je dit goed in de gaten houdt, voorkom je dat je later met grote uitbetalingen zit of dat een net herstelde medewerker nog vijf weken vrij neemt, terwijl je hem eigenlijk net hard nodig hebt. Daar zit je als werkgever niet op te wachten — en het is ook niet nodig als je tijdig handelt. 

Als werkgever moet je je werknemer hierop wel attenderen, want ook voor hem zijn er veel onduidelijkheden. Als de werknemer bijvoorbeeld denkt dat hij geen vrije dagen op kan nemen omdat hij ziek is, dan mag een werkgever niet zomaar zonder overleg de vrije dagen afboeken. 

Jouw verantwoordelijkheden bij vakantie en ziekte 

Je hoeft geen jurist te zijn om het goed te doen — maar je moet wél weten waar je op moet letten. Een vakantieverzoek van een zieke medewerker roept misschien vragen op, maar het hoeft geen probleem te zijn. 

Door te weten wat je rechten en plichten zijn, kun je de situatie goed begeleiden. Je voorkomt gedoe over vakantiedagen, loon of afspraken die niet zijn vastgelegd. En je laat zien dat je professioneel én menselijk handelt. 

Zieke medewerkers verdienen rust. Jij verdient duidelijkheid. 

Bij ADXpert helpen we werkgevers hier dagelijks bij. We zijn een arbodienstverlener met ervaren casemanagers, bedrijfsartsen en arbeidsdeskundigen. Of het nu gaat om een vakantieverzoek of een hersteltraject: wij denken met je mee, geven eerlijk advies en zorgen dat jij als werkgever sterk staat. 

Twijfel je over hoe je een specifieke situatie moet aanpakken? Neem gerust contact met ons op.