Je weet dat je als werkgever verplicht bent om een Risico-Inventarisatie en -Evaluatie (RI&E) te hebben. Maar zodra je informatie zoekt of een offerte aanvraagt, zie je ineens twee begrippen: RI&E en toetsing. Waarom zijn dat twee losse stappen? En wat moet je zelf doen en wat niet?
Werkgevers vinden dit vaak verwarrend, omdat ze denken dat het opstellen van de RI&E voldoende is, terwijl toetsing in veel gevallen ook verplicht is.
In onze praktijk zien we dat HR-managers en werkgevers hier regelmatig vragen over hebben. Wat is nu precies verplicht? Wat kun je zelf doen? En wanneer moet je een arbokerndeskundige inschakelen?
Als arbokerndeskundige toets ik regelmatig RI&E's en merk ik dat organisaties niet altijd het verschil tussen opstellen en toetsen scherp hebben, met soms vervelende gevolgen zoals in deze casus.
In dit artikel leggen we helder uit:
Daarna weet je wat verplicht is, wat je kunt uitbesteden en hoe je voorkomt dat er iets blijft liggen.
Laten we beginnen bij het begin.
Met een risico-inventarisatie en –evaluatie (RI&E) breng je in kaart welke risico’s er zijn in je organisatie op het gebied van gezondheid en veiligheid. Zoals fysieke belasting, werkdruk en onveilige situaties vanwege bijvoorbeeld agressie of pesten. De is RI&E is een soort doorlopend verbetertraject en een verplicht onderdeel van het arbobeleid. Op de pagina van de Rijksoverheid staat waar je als werkgever voor moet zorgen volgens de Arbowet en hoe de RI&E daarin past.
Bij een RI&E hoort een Plan van aanpak waarin staat welke maatregelen je neemt, wie daarvoor verantwoordelijk is en wanneer dit gebeurt. Iedere werkgever is verplicht om een actuele RI&E te hebben. Alleen als je geen personeel in dienst hebt, geldt een vrijstelling.
In ons artikel over veilig werken volgens de Arbowet lees je waarom alleen een RI&E niet genoeg is.
In veel gevallen mag je de RI&E zelf opstellen.
Het opstellen van de RI&E, inclusief Plan van aanpak, mag je in veel gevallen zelf doen. Vooral kleinere organisaties kiezen daarvoor, bijvoorbeeld met een erkende branche-RI&E of een online tool zoals IMA-Online. Je loopt dan stap voor stap door de risico’s en stelt eenvoudig een Plan van aanpak op. Omdat de RI&E vormvrij is, kun je dit doen op een manier die past bij jouw organisatie.
Zelf doen heeft voordelen. Je kent je eigen organisatie het best en het dwingt jezelf om bewust na te denken over hoe zaken zijn ingericht. Bovendien zorgt het voor draagvlak en bewustwording binnen het team.
Als gecertificeerde arbodienst adviseren wij om de RI&E zo veel mogelijk zelf te doen, uiteraard met begeleiding als dat nodig is.
Ondersteuning is verstandig als risico’s complex zijn, de organisatie snel groeit of als je weinig ervaring hebt met arbozorg. In sectoren zoals zorg, onderwijs en overheid liggen risico’s vaak bij werkdruk, sociale veiligheid en samenwerking. In die situaties kan een arbeids- en organisatiedeskundige veel toevoegen.
Een veelgemaakte fout is denken dat je klaar bent zodra de RI&E is opgesteld. In veel gevallen is dat niet zo. Toetsing is een aparte stap waarin een deskundige beoordeelt of je RI&E klopt, volledig is en uitvoerbaar. Zonder geldige toetsing is je RI&E niet juridisch volledig. Bij een controle door de Arbeidsinspectie of incident kan dit leiden tot boetes of andere maatregelen.
Voor de meeste werkgevers geldt dat de RI&E (inclusief plan van aanpak) moet worden getoetst door de arbokerndeskundige(n) van jouw gecertificeerde arbodienst. De Arbowet beschrijft wanneer toetsing van de RI&E verplicht is en wie deze mag uitvoeren.
Heb je minder dan vijfentwintig medewerkers? Dan kan toetsing soms achterwege blijven, maar alleen als je een erkend branche instrument gebruikt. Met het stroomschema van het Steunpunt RI&E kun je dit eenvoudig controleren.
Toetsing wordt uitgevoerd door een (of meerdere) gecertificeerde arbokerndeskundigen. Welke arbokerndeskundige nodig is, hangt af van de risico’s in je organisatie.
Bedrijfsarts
Specialist in gezondheid en ziekte gerelateerd aan werk, met een verplichte BIG registratie.
Arbeidshygienist
Expert in het opsporen, evalueren en beheersen van chemische, fysische en biologische belastende factoren op het werk.
Hogere veiligheidskundige
Richt zich op veiligheid in de werkomgeving en het arbobeleid en is bevoegd om de RI&E te toetsen.
Arbeids- en Organisatiedeskundige
Adviseert over organisatie, leidinggeven, communicatie en psychologische aspecten van werk.
Een toetsing gaat veel verder dan het afvinken van een lijstje. De kerndeskundige beoordeelt je RI&E op verschillende onderdelen:
De uitkomst wordt vastgelegd in een toetsingsrapport.
Uit het rapport van de Nederlandse Arbeidsinspectie over de kwaliteit van RI&E en toetsing blijkt dat de kwaliteit van RI&E’s en bijbehorende toetsingen in de praktijk niet altijd voldoet, ook wanneer deze zijn beoordeeld door gecertificeerde arbokerndeskundigen.
Het toetsingsrapport laat zien wat goed gaat en waar verbetering nodig is. Je gebruikt het om gericht bij te sturen. Bovendien kun je het tonen bij inspectie, als bewijs dat je serieus werk maakt van arbozorg.
Daarmee is toetsing meer dan een verplicht vinkje. Het geeft zekerheid dat je voldoet aan de wet en helpt om risico’s structureel aan te pakken.
In ons vervolgartikel Wat bepaalt de kosten van toetsing van je RI&E laten we zien waar je op moet letten bij aanbieders en prijsverschillen. [VOLGT]
Een RI&E en toetsing zijn geen eenmalige acties. De Arbowet noemt geen vaste termijn voor het vernieuwen van de RI&E, maar verplicht je wel om deze actueel te houden.
Zijn er geen grote veranderingen? Dan wordt in de praktijk aangeraden om de RI&E minimaal eens per drie jaar volledig door te nemen en waar nodig te herzien.
Bij belangrijke wijzigingen moet je de RI&E direct bijwerken of opnieuw opstellen, zoals bij:
Na zo’n wijziging moet je de RI&E opnieuw beoordelen en opnieuw laten toetsen.
Een RI&E en een toetsing zijn twee stappen die samen zorgen voor een veilige en wettelijk verantwoorde werkomgeving. De RI&E kun je vaak zelf opstellen. Toetsing vraagt om onafhankelijke deskundigheid.
Wij helpen jouw organisatie bij het opstellen en toetsen van je RI&E. Of je nu alleen ondersteuning zoekt bij de toetsing of het hele proces goed wilt aanpakken: wij denken met je mee.
Wil je zeker weten of toetsing in jouw situatie verplicht is en of je RI&E nog actueel is? Plan dan een gratis adviesgesprek met een van onze arbo-experts. Je krijgt direct duidelijkheid over wat op orde is en wat aandacht vraagt.