In veel grotere organisaties loopt het ziekteverzuim op. HR-managers zien dat teams onder druk komen te staan en dat verzuimkosten stijgen. Toch blijkt het vaak lastig om het managementteam te overtuigen dat er iets moet veranderen.
Dat is opvallend, want het probleem is duidelijk. Volgens onderzoek van adviesbureau WTW verwacht meer dan de helft van de Nederlandse werkgevers dat stijgende verzuimkosten een groeiende uitdaging blijven voor hun organisatie.
Voor HR-managers is dat meestal geen verrassing. Zij zien vaak eerder dat het verzuimpercentage stijgt.
Als adviseur arbeid en organisatie bij arbodienst ADXpert en voormalig HR-professional zie ik dat in de praktijk ook terug. De uitdaging zit vaak niet in het herkennen van het probleem, maar in het overtuigen van het managementteam.
De vraag is dus niet alleen hoe je verzuim vermindert, maar vooral: hoe krijg je het managementteam mee om te investeren in preventie?
In dit artikel lees je:
Zodat je verzuimpreventie kunt positioneren als een strategische investering voor de organisatie.
Wanneer het verzuimpercentage stijgt, raakt dat de hele organisatie. Teams moeten werk overnemen en de werkdruk loopt op.
Vooral in sectoren zoals onderwijs, techniek en de maakindustrie heeft dat grote gevolgen. Wanneer structureel minder mensen beschikbaar zijn, ontstaat druk op roosters, planning en dienstverlening.
Daarnaast lopen ook de kosten snel op. De gevolgen van verzuim zie je vaak op meerdere plekken in de organisatie:
|
Gevolg van verzuim
|
Wat betekent dit voor de organisatie
|
|
Loondoorbetaling
|
Werkgevers betalen salaris door terwijl productiviteit wegvalt
|
|
Vervanging of inhuur
|
Tijdelijke krachten of overwerk zorgen voor extra kosten
|
|
Productiviteitsverlies
|
Werk blijft liggen of wordt minder efficiënt uitgevoerd
|
|
Druk op teams
|
Collega’s moeten werk overnemen waardoor werkdruk stijgt
|
Daarom worden verzuimkosten voor veel organisaties een steeds belangrijker onderwerp.
Voor HR-managers ontstaat dan vaak de vraag: hoe krijgen we het verzuim omlaag?
HR-managers herkennen dit probleem meestal al. Zij zien dat het verzuim stijgt en dat teams onder druk staan. Toch komt investeren in preventie niet vanzelf op de agenda van het managementteam.
Dat komt vaak doordat HR en het MT vanuit een ander perspectief naar het probleem kijken. HR kijkt naar duurzame inzetbaarheid en werkomstandigheden. Het MT kijkt vooral naar kosten, risico’s en meetbare resultaten zoals KPI’s.
Wanneer die perspectieven niet bij elkaar komen, blijft een voorstel over preventie al snel hangen. Dat heeft meestal twee redenen.
Voor een managementteam begint het gesprek meestal met vragen zoals:
Wanneer preventie wordt gepresenteerd als een HR-initiatief, wordt het daardoor al snel gezien als een extra kostenpost.
Veel organisaties weten dat preventie belangrijk is, maar het effect is minder direct zichtbaar dan bij een investering in technologie.
Daarom helpt het om het gesprek te voeren in termen van risico’s, kosten en impact op de organisatie.
De eerste stap om het MT mee te krijgen is het probleem concreet maken.
Veel organisaties onderschatten namelijk wat verzuim daadwerkelijk kost. Wanneer je verzuim vertaalt naar cijfers, wordt het onderwerp meteen belangrijker voor het managementteam.
Wat kost ziekteverzuim een organisatie?
De kosten bestaan vaak uit loondoorbetaling, vervanging van medewerkers, productiviteitsverlies en extra druk op teams. Zelfs een kleine stijging van het verzuim kan daardoor veel geld kosten.
Denk bijvoorbeeld aan:
In grotere organisaties kan dat snel oplopen tot tonnen per jaar.
Een belangrijk onderdeel van deze analyse is kijken naar beïnvloedbaar verzuim. Dat is verzuim dat samenhangt met werkdruk, werkomstandigheden of organisatiecultuur.
In het artikel wat is beïnvloedbaar verzuim lees je hoe organisaties kunnen bepalen waar ruimte ligt om verzuim te verminderen.
Wanneer je dit inzichtelijk maakt, verandert het gesprek met het managementteam.
Als de cijfers duidelijk zijn, kun je een businesscase maken voor preventie. Daarmee laat je zien wat het probleem kost, welke maatregelen mogelijk zijn en wat dat kan opleveren voor de organisatie.
Onderstaande tabel laat zien hoe je het gesprek met het MT kunt structureren.
Tabel: Verzuimprobleem en preventieve maatregel
|
Probleem in de organisatie |
Mogelijke preventieve maatregel
|
Verwacht effect
|
|
Hoog verzuimpercentage
|
Preventief medisch onderzoek
|
Gezondheidsrisico’s eerder signaleren
|
|
Hoge werkdruk in teams
|
Coaching bij werkdruk
|
Minder stress en minder uitval
|
|
Structureel langdurig verzuim
|
Analyse van beïnvloedbaar verzuim
|
Gerichte maatregelen om verzuim te verminderen
|
|
Leidinggevenden worstelen met verzuim
|
Training bij verzuimmanagement
|
Snellere aanpak van verzuim
|
|
Medewerkers ervaren stress |
Stresssignalen bespreekbaar, preventieve coaching |
Minder uitval |
Wanneer je maatregelen zo presenteert, wordt voor het managementteam duidelijk dat preventie geen losse HR-activiteit is maar een manier om verzuimkosten te verlagen.
Bij het kiezen van maatregelen kan een arbodienstverlener helpen. In het artikel arbodienst kiezen voor preventie en verzuim lees je hoe een arbodienst organisaties kan ondersteunen bij verzuim en preventie.
In grotere organisaties is het managementteam niet de enige partij die betrokken is bij beleid rond verzuim en preventie. Ook leidinggevenden, finance en beleidsmakers spelen vaak een rol bij beslissingen over arbobeleid en preventieve maatregelen.
Daarnaast is de ondernemingsraad (OR) een belangrijke stakeholder. De OR heeft instemmingsrecht bij onderdelen van het arbobeleid.
In het artikel invloed van de OR op arbobeleid lees je wanneer de ondernemingsraad moet instemmen met arbobeleid en welke invloed de OR heeft op keuzes rond verzuim en preventie.
Door de OR vroegtijdig te betrekken, vergroot je het draagvlak voor maatregelen.
Uiteindelijk draait het om de manier waarop je het gesprek met het managementteam voert. Voor het MT wordt verzuim pas urgent wanneer duidelijk wordt wat de impact is op kosten, risico’s en KPI’s.
In het artikel arbodienst selecteren als directielid lees je hoe een directielid doorgaans naar de keuze voor een arbodienst kijkt. Dat helpt om een voorstel beter aan te laten sluiten bij de afwegingen van de directie.
De volgende stappen helpen om dat gesprek sterker te voeren.
Voor een managementteam begint het gesprek meestal bij cijfers. Daarom helpt het om verzuim te koppelen aan concrete KPI’s, zoals:
Wanneer duidelijk wordt wat verzuim kost, wordt het onderwerp automatisch relevanter voor het MT.
Niet al het verzuim is te voorkomen. Maar een deel hangt samen met werkdruk, werkomstandigheden of organisatiecultuur.
Door dat zichtbaar te maken, wordt duidelijk waar preventie effect kan hebben.
Laat het managementteam verschillende scenario’s zien.
Bijvoorbeeld:
Dit helpt het MT om de impact van keuzes beter te begrijpen.
Tot slot helpt het om preventie te koppelen aan doelen van de organisatie, zoals:
Wanneer preventie zo wordt gepresenteerd, verandert het gesprek. Dan gaat het niet meer over een HR-initiatief maar over een strategische keuze voor de organisatie.
Voor veel organisaties wordt verzuim een steeds grotere uitdaging. Het raakt de beschikbaarheid van personeel, de werkdruk in teams en de verzuimkosten voor werkgevers.
HR-managers zien dat vaak als eerste. Maar om het probleem echt aan te pakken is steun van het managementteam nodig. De sleutel ligt in de manier waarop je het onderwerp bespreekt.
Wanneer je verzuim vertaalt naar cijfers, risico’s en scenario’s, verandert het gesprek. Dan gaat het niet meer alleen over HR-beleid maar over continuïteit van de organisatie. En precies op dat niveau worden beslissingen genomen.
Wil je weten waar in jouw organisatie de grootste kansen liggen om verzuim te verlagen? Neem dan contact met ons op. Met een analyse van verzuimcijfers en beïnvloedbaar verzuim onderbouw je het gesprek met het MT.