Wat mag je vastleggen bij ziekteverzuim? En wat niet (volgens de AVG)

Een medewerker meldt zich ziek vanwege een gebroken been. Als HR-medewerker noteer je dat netjes in het dossier. Klinkt logisch, toch?

Toch overtreed je hiermee de privacyregels, terwijl je als HR-professional juist verantwoordelijk bent voor een goed opgebouwd verzuimdossier. In de praktijk zien we dat dit spanningsveld vaak leidt tot onzekerheid en fouten. Wat mag je vastleggen bij ziekte van een medewerker?

Als casemanager bij arbodienst ADXpert zie ik wekelijks dat dit in de praktijk misgaat. Kleine formuleringen zorgen al snel voor AVG-fouten, met risico op boetes of een onjuist dossier.

In dit artikel lees je:

• wat je wel en niet mag vastleggen bij ziekteverzuim
• waar het in de praktijk vaak misgaat
• hoe je dit concreet oplost

Na het lezen weet je precies hoe je een correct verzuimdossier bijhoudt zonder privacyrisico’s.

Waarom je als HR-professional zo weinig mag vastleggen bij ziekteverzuim

Gegevens over gezondheid vallen onder de strengste categorie binnen de AVG-wetgeving. Volgens de AVG-richtlijnen van de Autoriteit Persoonsgegevens mag je deze informatie niet zelf verwerken of opslaan.

De reden is simpel:
je hebt deze informatie niet nodig om je werk te doen.

Je rol is:

• verzuim begeleiden
• werk organiseren
• re-integratie ondersteunen

Daarvoor heb je geen diagnose, klachten of behandelgegevens nodig.

Dat is ook precies het verschil met de bedrijfsarts. Die mag wél medische gegevens vastleggen, maar alleen in het medisch dossier. Jij ontvangt alleen functionele informatie, zoals welke werkzaamheden nog mogelijk zijn.

Wat vaak misgaat bij het vastleggen van ziekteverzuim

In de praktijk zie je dat het juist misgaat op momenten dat iemand open vertelt wat er speelt. Een medewerker deelt bijvoorbeeld dat hij geopereerd wordt, dat hij onder behandeling is en wat de oorzaak is van zijn ziekte.

Leidinggevenden willen dit goed doorgeven en jij wilt het zorgvuldig vastleggen. Toch zit daar een belangrijk risico. Dat iemand iets vertelt, betekent niet dat jij het mag registreren.

Belangrijk om te weten: de werkgever blijft altijd verantwoordelijk voor het verzuimdossier, ook als informatie via een leidinggevende binnenkomt.

Wat mag je wél vastleggen bij ziekteverzuim volgens de AVG?

In de praktijk betekent dit dat je alleen informatie vastlegt die nodig is om het verzuim te begeleiden en het werk te organiseren.

Het gaat dus om functionele en administratieve gegevens, niet om de inhoud van de ziekte. Denk aan zaken zoals:

• datum van ziekmelding
• verwachte duur van het verzuim
• bereikbaarheid van de medewerker
• afspraken over werk en re-integratie

Je beschrijft dus niet wat iemand heeft, maar wat iemand nog kan en wat er nodig is om het werk goed te laten verlopen.

Veelgemaakte fouten bij het vastleggen van ziekteverzuim (en hoe je dit correct formuleert)

De meeste fouten zitten in kleine formuleringen. Woorden als “gebroken been”, “ziekenhuisopname” of “MRI-afspraak”. Dit zijn medische gegevens en zijn dus niet toegestaan in het verzuimdossier.

De oplossing zit in hoe je het opschrijft. Als HR-professional kun je hierin sturen door te werken met neutrale, functionele termen.

Door op deze manier te formuleren, blijft je dossier volledig en AVG-proof.

Misverstanden over privacy bij ziekteverzuim

Een aantal misverstanden komt in de praktijk steeds terug.

1. Zichtbare klachten mag je wel vastleggen.
   Onjuist. Ook zichtbare informatie (zoals loopkrukken) valt onder medische gegevens en hoort niet in het dossier.
2. Als de medewerker het zelf vertelt, mag het.
   Ook dat klopt niet. Zelfs als een medewerker open is over zijn situatie, mag je deze informatie niet vastleggen.
   
3. In communicatie naar de arbodienst mag je alles opschrijven.
   Onjuist. Als werkgever of HR-professional mag je geen medische gegevens vastleggen of delen, ook niet richting de arbodienst of bedrijfsarts. Alleen de bedrijfsarts of arbodienst mag medische gegevens verwerken in het medisch dossier.

Als HR-professional speel jij hierin een belangrijke rol door kritisch te blijven op welke informatie wordt geregistreerd.

Juist deze situaties maken het lastig, omdat ze logisch voelen. Maar in de praktijk zijn dit de momenten waarop het vaak misgaat.

Waarom privacy bij ziekteverzuim in de praktijk zo lastig is

Als HR-professional zit je in een spanningsveld:

• je wilt betrokken zijn
• je wilt goed begeleiden
• maar je hebt beperkte informatie

Je krijgt informatie van leidinggevenden, medewerkers en soms de arbodienst en moet daarin continu bepalen wat je wel en niet vastlegt. En juist daar gaat het wringen.

Soms is een situatie ernstiger dan het dossier laat zien. Een leidinggevende handelt dan met de beste intenties, maar mist de context. Bijvoorbeeld door een standaard beterschapskaart te sturen, terwijl de situatie daar niet bij past.

Juist daarom is jouw rol cruciaal. Je bewaakt de kaders van wat er wordt vastgelegd en daarmee de kwaliteit van het dossier.

Zo voorkom je fouten in je verzuimdossier bij ziekteverzuim

Het correct vastleggen van ziekteverzuim draait om één principe: je legt vast wat nodig is voor het proces, niet wat iemand mankeert. Juist daar gaat het in de praktijk vaak mis. Niet door onwil, maar doordat situaties logisch voelen en informatie snel wordt overgenomen.

Door bewust te kiezen voor functionele formuleringen en duidelijke kaders, voorkom je fouten en houd je je verzuimdossier juridisch correct én bruikbaar.

Wil je zeker weten dat je de juiste formuleringen gebruikt? Download de checklist  de bedrijfsaDownload de checklist met alternatieve formuleringen voor je verzuimdossier en pas deze direct toe binnen je organisatie.

Zodat je je verzuimdossier goed en AVG-proof vastlegt.