En hoe je ziekteverzuim voorkomt

Het zinnetje van een politiemedewerker die aan PTSS leed, zegt alles. Hij maakte heftige situaties mee op het werk: zelfdodingen, agressie, constante spanning. Maar wat hem het meest raakte, was dat zijn organisatie hem liet vallen. Geen goed gesprek, geen opvang, geen erkenning. Het gevolg: tien jaar uitval, volledig ziek thuis en uiteindelijk een schadevergoeding voor alles wat er misging. 

Er was daar arbobeleid. Er lagen protocollen, afspraken, richtlijnen, precies zoals het hoort. Maar niemand keek echt naar wat hij nodig had. 

Veel HR-professionals en werkgevers zullen dit herkennen. Het arbobeleid, dat volgens de Arbowet verplicht is, wordt vaak keurig opgesteld, meestal samen met de arbodienst. Maar als het er echt op aankomt (bij signalen van stress, oplopend verzuim of onveiligheid) het vaak in een la blijft liggen. Een document dat ooit is afgerond maar geen echt onderdeel is van het dagelijks werk. 

Als arbeid- en organisatieadviseur heb ik tientallen organisaties geholpen die denken dat het geregeld is, maar de stap van papier naar praktijk missen. Er is onduidelijkheid over verantwoordelijkheden, gedrag blijft onbesproken en signalen worden te laat herkend. 

In dit artikel ontdek je waarom arbobeleid niet (altijd) werkt. Je leest 

• waar het misgaat.  
• wat de gevolgen kunnen zijn. 
• hoe je arbobeleid wel laat leven in je organisatie.  

Na het lezen van dit artikel ken je de vier oorzaken waarom arbobeleid blijft liggen en krijg je praktische tips om hier morgen al verandering in te brengen.  

Laten we beginnen bij de kernvraag: waarom ligt arbobeleid zo vaak te verstoffen? 

Waarom je arbobeleid niet werkt (en hoe je dat oplost) 

Je hebt het vast weleens meegemaakt: je organisatie heeft een arbobeleid, opgesteld via de arbodienst of HR. Het staat ergens opgeslagen, misschien zelfs netjes uitgeprint in een map. Maar in de praktijk gebeurt er weinig mee. Pas als het ziekteverzuim stijgt of medewerkers uitvallen, rijst de vraag: hadden we hier niet iets voor geregeld? 

Neem het voorbeeld van de politiemedewerker waar we dit artikel mee begonnen. Zijn situatie laat zien wat er kan gebeuren als het beleid er wel is, maar niemand het toepast. Dat kan bijvoorbeeld komen door de cultuur van sommige organisaties waar medewerkers zich niet vrij voelen om mentale klachten te uiten. Dat belemmert het toepassen van beleid in de praktijk. 

Een ander reden dat arbobeleid op de plank blijft liggen is dat niemand zich eigenaar voelt. HR krijgt ‘iets’ erbij, maar heeft er geen tijd voor. Het management denkt: dat doet de arbodienst toch? Ondertussen raken medewerkers overbelast, en is er niemand die op tijd aan de bel trekt. Daarbij komt dat het beleid soms te abstract is en niet vertaald naar de werkelijkheid. Daardoor weten medewerkers én leidinggevenden niet wat ze ermee moeten doen. 

Het probleem zit dus niet alleen in de uitvoering, maar ook in de manier waarop we naar arbobeleid kijken. 

Maar zelfs als het beleid formeel op orde is, blijft de praktijk weerbarstig. Want waarom wordt mentale belasting dan nog steeds zo vaak over het hoofd gezien? 

Waarom mentale belasting vaak buiten beeld blijft in het arbobeleid 

De vierde reden waarom arbobeleid niet wordt ingezet, is omdat veel organisaties arbobeleid zien als iets administratiefs, een verplicht nummer. Dat komt doordat arbo jarenlang vooral ging over machines, fabrieken en fysieke veiligheid. Denk aan noodknoppen, beveiligingen of veiligheidshelmen. Belangrijk, zeker. Maar inmiddels zijn de risico’s verschoven. 

Tegenwoordig gaat het steeds vaker over mentale belasting, sociale veiligheid en stress. Thema’s die minder zichtbaar zijn, moeilijker meetbaar en lastiger in regels te vangen. Toch wordt van organisaties verwacht dat ze ook hiervoor beleid hebben. En dat is precies waar het wringt. 

Veel bedrijven nemen wel iets op in hun beleid over bijvoorbeeld pauzes of werkdruk. Maar dat betekent nog niet dat het gedrag verandert. In het beleid staat dat pauzeren belangrijk is, en dat de werkgever ruimte moet geven. Maar als medewerkers zelf niet pauzeren, gebeurt er alsnog niets. 

Maar wat gebeurt er dan als dat gesprek uitblijft? Wat zijn de concrete gevolgen van beleid dat niet leeft in de organisatie? 

Wat er misgaat als signalen blijven liggen en niemand zich gehoord voelt 

 Als beleid blijft liggen, kunnen de gevolgen groot zijn. Ziekteverzuim neemt toe doordat medewerkers zich niet gehoord voelen en signalen van onveiligheid of stress te laat wordt opgemerkt. Deze risico’s zijn niet altijd zichtbaar, maar kunnen wel degelijk spelen. Soms met ernstige uitval als gevolg. 

Zeker bij kleinere organisaties is er vaak weinig tijd, geld of capaciteit om aan arbo te werken. De aandacht gaat naar de productie — en pas als iemand uitvalt, realiseert men zich wat er ontbreekt. Beleid heeft alleen waarde als het ook daadwerkelijk uitgevoerd wordt. 

Nu duidelijk is wat de gevolgen kunnen zijn, is de vraag: hoe voorkom je dat het beleid in de la blijft liggen? 

Hoe je arbobeleid laat werken in de praktijk 

Een goed werkend arbobeleid begint bij het nemen van verantwoordelijkheid. Niet alleen door HR of de arbodienst, maar ook door leidinggevenden en medewerkers. Het beleid moet zichtbaar zijn in gedrag en terugkomen in dagelijkse keuzes. 

Zorg dat er minimaal één persoon duidelijk verantwoordelijk is voor het arbobeleid, ook als die rol klein begint. Het hoeft geen fulltime functie te zijn: start bijvoorbeeld met een medewerker die signalen opvangt en doorgeeft aan HR of management. Dat geeft het onderwerp een gezicht en maakt opvolging concreet. 

Daarvoor zijn een aantal concrete stappen nodig: 

• Betrek de preventiemedewerker actief 
  Zorg dat er minimaal één persoon duidelijk verantwoordelijk is voor het arbobeleid, ook als die rol klein begint. De rol is verplicht vanaf 25 medewerkers, maar wordt in de praktijk vaak vergeten of genegeerd. 
• Werk met een vaste verbetercyclus 
  Gebruik bijvoorbeeld de PDCA-methode: Plan – Do – Check – Act. Zo zorg je ervoor dat beleid geen eenmalig document is, maar een continu proces van leren en bijsturen. Maak daarnaast duidelijk waar medewerkers terecht kunnen als het niet goed met ze gaat. 
• Zorg voor structurele aandacht 
  Maak arbeidsomstandigheden een vast onderwerp op de agenda van werkoverleggen, HR-sessies en het managementteam of bij de start van een dienst. Alleen dan blijft het actueel en zichtbaar. 
• Maak het toepasbaar in de praktijk 
  Houd het klein door het onderwerp mentaal welzijn regelmatig bespreekbaar te maken in teams. Kijk naar gedrag, naar wat er wél en niet gebeurt op de werkvloer, en maak dat bespreekbaar. Denk aan hoe mensen omgaan met pauzes, werkdruk of fysieke belasting. 

Als dit goed staat, groeit het vertrouwen en wordt beleid een praktisch hulpmiddel in plaats van een verplicht document. 
Hier kun je meer lezen over hoe je zorgt dat arbobeleid écht werkt in jouw organisatie 

In de volgende paragraaf lees je wat je morgen al kunt doen om hiermee aan de slag te gaan. 

Wat jij morgen al kunt doen om arbobeleid te activeren 

Als je merkt dat je arbobeleid vooral in de kast ligt, is het tijd om in actie te komen. Begin klein en kijk waar je vandaag al beweging in kunt brengen. 

1. Een goed startpunt is het gesprek met de arbodienst. Vraag waar zij knelpunten zien en wat er in jouw organisatie mogelijk onder de radar blijft. Zij hebben vaak zicht op signalen die jij zelf misschien nog niet ziet. 
2. Bekijk ook of de preventiemedewerker een actieve rol heeft. Is die er niet? Regel het alsnog, ook bij minder dan 25 medewerkers. Juist in kleine teams is het risico groot dat signalen over het hoofd worden gezien. 
3. Tot slot: zorg dat arbeidsomstandigheden structureel op de agenda staan. Niet alleen als er iets misgaat, maar ook in reguliere overleggen. Zo voorkom je dat je te laat in actie komt. 

Wil je weten wat je morgen al kunt doen? Download dit stappenplan en start klein, maar effectief. 

Dat brengt ons terug bij het voorbeeld van de politiemedewerker. Wat als daar wél op tijd was geluisterd? Wat als iemand de moeite had genomen om te vragen: hoe gaat het echt met je? 

Misschien was dan alles anders gelopen... 

Zo maak je van arbobeleid een preventief instrument tegen verzuim 

Door je arbobeleid samen met de arbodienst, preventiemedewerker en aandacht voor mentale belasting structureel onderdeel te maken van de arbeidsomstandigheden, verklein je de kans op ziekteverzuim aanzienlijk. 

Veel organisaties denken dat ze het arbobeleid goed geregeld hebben. Het ligt er immers, er is iets afgesproken met de arbodienst, en het staat netjes op papier. Maar wat vaak ontbreekt, is de koppeling met wat er in de praktijk gebeurt. Verzuim, overbelasting of onveiligheid worden niet direct gelinkt aan het ontbreken van actieve toepassing van dat beleid. En juist daar gaat het mis. 

Bij ADXpert help ik organisaties beleid echt tot leven te brengen, met eerlijk advies en praktische stappen die passen bij de praktijk. 

Wil jij jouw beleid nog actiegerichter hebben? Maak hier een afspraak voor een vrijblijvend adviesgesprek met mij. Samen maken we jouw arbobeleid concreter.