Als HR-professional heb je het fundament voor preventie vaak al stevig neergezet. Er is beleid, er zijn interventies en misschien zelfs een compleet gezondheidsplatform. Op papier klopt het allemaal. Toch merk je dat het effect achterblijft en verzuim blijft terugkomen.
In mijn rol als adviseur arbeid en organisatie met jarenlange ervaring in HR en bij arbodiensten, zie ik dit regelmatig. Organisaties investeren in preventie, maar missen wat er in de praktijk gebeurt. In de praktijk zit de uitdaging vaak niet in wat er geregeld is, maar in wat er dagelijks gebeurt. En daarin spelen leidinggevenden een grotere rol dan vaak wordt gedacht.
In dit artikel ontdek je
Zo herken je waar het in teams misgaat en waar je kunt bijsturen.
Veel organisaties zijn serieus bezig met preventie. Dat zie je terug in beleid, tools en interventies. Er is nagedacht over aanbod, er zijn voorzieningen ingericht en HR heeft zijn rol gepakt.
HR legt hiermee de basis, maar het effect ontstaat pas in de dagelijkse interactie tussen leidinggevende en medewerker. En juist daar wordt zichtbaar waar het in de praktijk nog niet gebeurt.
Zo kan een vitaliteitsplatform nog zo goed ingericht zijn, maar als medewerkers het niet gebruiken, blijft het stil. Hetzelfde geldt voor interventies. Sluiten ze niet aan op wat mensen nodig hebben? Of zijn ze niet zichtbaar in teams? Dan blijven ze liggen.
In ons artikel over hoe een complete arboaanpak werkt lees je hoe preventie en verzuimbegeleiding samenkomen in de praktijk.
Daardoor zie je preventie niet terug in gedrag, gesprekken of keuzes in teams, terwijl daar juist het verschil wordt gemaakt.
In de meeste gevallen zien leidinggevenden signalen wel degelijk. Ze merken dat iemand anders reageert dan normaal, minder betrokken lijkt of vaker uitvalt met vage klachten. Die signalen zijn er dus, maar worden niet altijd opgepakt.
Wat er vervolgens gebeurt, is dat het gesprek uitblijft. Of te laat komt. Dat is het moment waarop preventie stilvalt. Signalen worden herkend, maar niet besproken.
Dat is vaak terug te zien bij conflicten. Situaties die uiteindelijk leiden tot verzuim, hebben bijna altijd een langere aanloop. Er zijn spanningen, kleine irritaties of veranderingen in gedrag, maar die blijven onder de radar. Tot het escaleert en iemand zich ziek meldt.
Het is dus heel belangrijk om signalen van dreigend verzuim te herkennen.
Signalen van dreigend verzuim zijn zelden groot en duidelijk. Ze zitten juist in kleine, dagelijkse veranderingen. In hoe iemand zich gedraagt, communiceert of zijn werk doet.
Veelvoorkomende signalen zijn bijvoorbeeld:
Deze signalen vallen niet altijd op in cijfers of rapportages. Leidinggevenden zien ze vaak wel, maar twijfelen of dit reden is om het gesprek aan te gaan.
En juist die twijfel zorgt ervoor dat signalen blijven liggen.
Het is verleidelijk om te denken dat leidinggevenden hun rol niet pakken, maar in de praktijk ligt dat genuanceerder. Het probleem is meestal geen onwil, maar handelingsverlegenheid. In dit artikel over preventie intern organiseren of een arbodienst inschakelen lees je wat dit vraagt van HR en leidinggevenden.
Veel leidinggevenden willen het gesprek wel voeren, maar weten niet goed hoe. Ze twijfelen over wat ze mogen vragen, zijn bang om privacy grenzen te overschrijden of vinden het lastig om het onderwerp op een natuurlijke manier aan te snijden. Daardoor stellen ze het gesprek uit of vermijden ze het helemaal.
Daarnaast speelt een spanningsveld. Leidinggevenden moeten mensgericht én resultaatgericht zijn. Ze willen iemand ondersteunen, maar hebben ook verantwoordelijkheid voor het werk en het team. Die combinatie maakt het gesprek ingewikkeld.
En juist daardoor blijft het vaak onduidelijk waar dit probleem eigenlijk thuishoort in de organisatie.
De vraag wie verantwoordelijk is voor verzuimpreventie komt vaak terug. Het eerlijke antwoord is: iedereen, maar niet op dezelfde manier.
De werkgever is eindverantwoordelijk voor een gezonde en veilige werkomgeving. HR ontwikkelt beleid, zorgt voor tools en ondersteunt leidinggevenden. In dit artikel over samenwerking met de arbodienst verbeteren lees je hoe die samenwerking preventie kan versterken. Maar de dagelijkse uitvoering ligt bij de leidinggevende. Zij staan het dichtst op de praktijk en zien wat er gebeurt.
Zij signaleren veranderingen, voeren gesprekken en bepalen of iets besproken wordt of blijft liggen. Preventie werkt alleen als iemand het daadwerkelijk oppakt in de praktijk — en dat is vrijwel altijd de leidinggevende.
Als je kijkt naar je eigen organisatie, zit de uitdaging waarschijnlijk niet in het ontbreken van beleid. De vraag is eerder of preventie zichtbaar is in het dagelijks gedrag van leidinggevenden.
Het helpt om dit concreet te maken. Signaleren leidinggevenden actief wat er speelt in hun team? Worden signalen van verzuim besproken of juist vermeden? Voelen leidinggevenden zich voldoende toegerust om dit gesprek te voeren? En is preventie een expliciet onderdeel van hun rol, of iets dat erbij komt?
De antwoorden op deze vragen geven vaak een eerlijker beeld dan welke beleidsnotitie ook.
Maar weten wat er moet gebeuren, is iets anders dan het ook daadwerkelijk doen. Hoe pak je dit als leidinggevende concreet aan?
In de praktijk begint verzuimpreventie niet bij beleid, maar bij het gesprek. Als leidinggevende kun je dit concreet maken met drie simpele stappen:
1. Benoem wat je ziet
Wacht niet tot het groot wordt. Geef terug wat je opvalt, zonder te interpreteren.
“Ik merk dat je de laatste weken stiller bent in overleggen.”
2. Stel open vragen
Nodig de ander uit om te delen wat er speelt.
“Hoe gaat het met je op dit moment?”
3. Maak het klein en concreet
Focus niet direct op oplossingen, maar op de eerstvolgende stap.
“Wat zou je nu helpen om je werk beter vol te houden?”
Juist door dit soort gesprekken vroeg te voeren, voorkom je dat signalen uitgroeien tot verzuim. In de praktijk blijkt alleen dat leidinggevenden hier vaak ondersteuning bij nodig hebben.
Wil je verzuimpreventie beter laten werken in jouw organisatie? Betrek leidinggevenden daar dan actief bij. Kijk wat zij signaleren, wat ze bespreken en wat ze nodig hebben om dat beter te doen.
In de praktijk betekent dat vaak dat je leidinggevenden ondersteunt met gerichte training. Denk bijvoorbeeld aan trainingen zoals het Huis van Werkvermogen, maar ook aan trainingen gericht op verzuim, stresssignalen en gespreksvoering. Daarmee leren leidinggevenden beter signaleren, gesprekken voeren en sturen op energie en inzetbaarheid.
Wil je jouw leidinggevenden hierin verder versterken met een training? Neem dan contact op voor een vrijblijvende offerte. Na een training heb je beter zicht op de risico’s in je organisatie en kun je gerichter sturen op verzuimpreventie.