Wie doet wat binnen de arbodienst? Overzicht van alle rollen, taken en verantwoordelijkheden

Stel je voor: een medewerker meldt zich ziek. Jij wil snel en goed handelen volgens de regels van de Arbowet, maar zodra je contact hebt met de arbodienst, duiken er allerlei rollen op. Casemanager, bedrijfsarts, POB-er, arbeidsdeskundige... Wie doet wat? En wie kun je waarvoor bellen? 

Als die rolverdeling niet helder is, ontstaat al snel onduidelijkheid en frustratie. Terwijl je als HR-manager of werkgever in zulke situaties juist behoefte hebt aan overzicht, duidelijkheid en grip. 

Bij ADXpert snappen we dat. Ik ben zelf jarenlang HR-professional geweest, binnen en buiten ADXpert, en heb van dichtbij ervaren hoe verwarrend de verschillende rollen kunnen zijn voor HR-professionals en werkgevers. Wie doet wat, en wanneer komt iemand in beeld? Die praktijkervaring gebruik ik in dit artikel om overzicht en houvast te bieden. 

In dit artikel leg ik uit: 

• welke rollen er zijn binnen een arbodienst, 
• wanneer ze in beeld komen 
• en wat je van hen mag verwachten. 

We gebruiken daarbij de functienamen zoals wij die hanteren bij ADXpert. Bij andere arbodiensten kunnen sommige rollen anders heten, maar de taken en verantwoordelijkheden zijn grotendeels vergelijkbaar. 

Na het lezen van dit artikel weet jij precies wie jouw aanspreekpunt is, voorkom je misverstanden en kun je jouw medewerker begeleiden zonder alles zelf te hoeven uitzoeken.  

Eén vast aanspreekpunt: de casemanager 

Binnen arbodienstverlening kunnen veel verschillende rollen een rol spelen. In de arbozorg wordt vaak gewerkt met een logische driedeling: preventie, verzuimbegeleiding en re-integratie. In elke fase zijn andere vormen van expertise nodig en komen andere rollen in beeld, afhankelijk van wat er speelt binnen jouw organisatie. 

In de afbeelding hieronder zie je het brede scala aan functies die arbodiensten kunnen bieden.  

bron: “Samen werken aan preventie. Een verkenning naar een betere samenwerking tussen deskundigen in de arbozorg", Van de Goorbergh & Gerritse (2024) p.9 

De samenhang tussen al die rollen wordt bewaakt door de casemanager. Deze functie vormt het vaste aanspreekpunt in het proces en zorgt dat de juiste professionals op het juiste moment worden ingezet. 

Niet iedere arbodienst hanteert dezelfde rolbenamingen. In onderstaande tabel zie je welke namen je kunt tegenkomen in plaats van casemanager. 

Tabel: casemanager 

 Daarom zoomen we hieronder in op de rollen zoals wij die bij ADXpert hanteren en leggen we per fase uit wie wat doet en wat je van die samenwerking mag verwachten.  

Wil je daar verder in duiken, dan vind je in de whitepaper Samen werken aan preventie verdiepende uitleg en stroomschema’s die laten zien hoe die samenwerking er in de praktijk uitziet. 

Wie doet wat bij preventie (voordat er verzuim is)? 

Bij preventie schakelt de casemanager met verschillende specialisten om risico’s op uitval te signaleren en te verkleinen. Het doel is om gezondheidsproblemen en verzuim zoveel mogelijk vóór te zijn, zodat medewerkers inzetbaar blijven en niet onnodig uitvallen. 

In deze fase gaat het vaak om vragen over werkdruk, mentale belasting, veiligheid of gezondheid. Afhankelijk van wat er speelt binnen jouw organisatie, betrekt de casemanager de juiste expertise. Jij hoeft dus niet zelf te bepalen wie je wanneer inschakelt: de casemanager bewaakt het overzicht en regelt de samenwerking. 

Hieronder zie je welke rollen bij ADXpert een rol kunnen spelen in de preventieve fase en wat je van hen mag verwachten. 

Tabel: preventie 

Benieuwd hoe je verzuim kunt voorkomen en medewerkers gezond houdt? In deze korte video deel ik mijn praktische HR-tips en ervaringen uit de praktijk. 

Wie doet wat tijdens verzuimbegeleiding? 

Verzuimbegeleiding vraagt vaak om een combinatie van medische, psychosociale en procesmatige expertise. Welke rollen worden ingezet, hangt af van de situatie van de medewerker. 

Hieronder zie je welke rollen bij ADXpert betrokken kunnen zijn tijdens verzuimbegeleiding en wat je van hen mag verwachten. 

Tabel: verzuimbegeleiding 

Als duidelijk is wie welke rol vervult tijdens verzuim, ontstaat ruimte om vooruit te kijken: hoe begeleid je een medewerker zorgvuldig richting passende werkhervatting? 

Wie doet wat bij re-integratie? 

Bij re-integratie draait het om een duurzame en passende terugkeer naar werk, binnen of buiten de eigen organisatie. Het verschil tussen deze routes lichten we hier niet uitgebreid toe. In ons kennisbankartikel Verschil tussen eerste en tweede spoor bij re-integratie (en waarom werkgevers dit moeten weten) lees je precies wat dit inhoudt en waar je als werkgever rekening mee moet houden. 

Tabel: re-integratie 

 Met deze rolverdeling is duidelijk wie welke expertise inbrengt tijdens re-integratie. De volgende stap is hoe je hier als HR-manager slim mee samenwerkt, zonder alles zelf te hoeven uitzoeken. 

Zo werk je slim samen met je arbodienst (zonder alles zelf te hoeven uitzoeken) 

Nu je weet welke rollen er binnen de arbodienst een rol kunnen spelen en hoe de casemanager daarin het overzicht bewaakt, wordt samenwerken een stuk eenvoudiger. Je hoeft geen expert te zijn in alle functies of wetgeving, zolang je weet waar jouw rol ligt en wat je van de arbodienst mag verwachten. 

Met deze vier praktische aandachtspunten houd je als HR-manager de regie, zonder alles zelf te hoeven uitzoeken: 

1. Zorg voor één duidelijk aanspreekpunt

Weet wie binnen de arbodienst jouw vaste contactpersoon is. Een vast aanspreekpunt zorgt voor overzicht, korte lijnen en voorkomt dat informatie versnipperd raakt. 

2. Maak afspraken over rollen en verwachtingen

Bespreek samen hoe het proces is ingericht, wie waarvoor verantwoordelijk is en hoe de communicatie verloopt. Dat voorkomt misverstanden en schept duidelijkheid voor alle betrokkenen. 

3. Laat specialistische taken bij de arbodienst

Verzuim en inzetbaarheid vragen om medische en inhoudelijke expertise. Vertrouw erop dat de arbodienst – onder regie van de casemanager – de juiste specialisten inzet en richt je zelf op wat jij het beste kunt: ondersteunen, communiceren en faciliteren.

4. Informeerde betrokkenen goed

Zorg dat zowel de medewerker als eventuele HR-collega’s weten wie waarvoor aanspreekpunt is en wat zij kunnen verwachten. Dat geeft rust, voorkomt onnodige vragen en helpt het traject soepel te laten verlopen. 

Als rollen en verantwoordelijkheden helder zijn, ontstaat er rust in het proces. Je weet waar je terechtkunt, wat je mag verwachten en wanneer je kunt bijsturen. Dat maakt samenwerken met de arbodienst overzichtelijk, ook als er meerdere specialisten betrokken zijn. 

De volgende stap is om die helderheid ook in jouw organisatie te ervaren, met één vast aanspreekpunt dat het overzicht bewaakt en zorgt dat alles goed op elkaar aansluit. 

Begrijp wie wat doet en voorkom onnodig verzuim 

Als samenwerken met de arbodienst helder en overzichtelijk is ingericht, hoef jij als HR-manager niet alles zelf te overzien of aan te sturen. 

Bij ADXpert is dat altijd één vaste casemanager: jouw vaste aanspreekpunt die het proces overziet en de juiste experts op het juiste moment inschakelt. 

Wil je ervaren hoe dat werkt in jouw situatie? Plan dan een kennismaking met ADXpert. Samen kijken we hoe verzuim, preventie en re-integratie binnen jouw organisatie zijn ingericht en hoe één duidelijk aanspreekpunt je rust, overzicht en grip geeft. Zo hoef jij het niet allemaal zelf uit te zoeken, maar weet je zeker dat alles goed geregeld is.