Een grote onderwijsorganisatie dacht het goed geregeld te hebben: een standaard Risico-Inventarisatie & Evaluatie (RI&E) lag op tafel, opgesteld door een extern bureau. Maar toen de ondernemingsraad (OR) het document onder ogen kreeg, liep alles vast. Geen aandacht voor werkdruk. Niets over sociale veiligheid. De OR voelde zich gepasseerd, gaf geen instemming en het hele plan moest terug naar de tekentafel.
Bij arbodienst ADXpert zien we dit vaker. Goedbedoeld arbobeleid dat strandt op wantrouwen of formele bezwaren van de OR. Dat frustreert én vertraagt. Terwijl de OR juist kan helpen beleid sterker, breder gedragen en effectiever te maken.
Als arbeids- en organisatiedeskundige én arbokerndeskundige werk ik dagelijks met werkgevers, HR en OR. Daardoor weet ik precies waar het vaak schuurt en waar het soepel kan verlopen.
In dit artikel ontdek je:
Laten we beginnen bij de basis: de wettelijke positie van de OR.
Veel mensen denken dat de invloed van de ondernemingsraad (OR) op arbeidsomstandigheden beperkt is tot advies. Maar dat klopt niet. Volgens artikel 27, lid 1d van de Wet op de ondernemingsraden (WOR), heeft de OR instemmingsrecht op regelingen rond arbeidsomstandigheden. Zonder instemming mag beleid simpelweg niet worden ingevoerd.
Daarnaast benoemt artikel 28 WOR dat de OR de naleving van arboregels moet bevorderen en signalen van medewerkers over arbeidsomstandigheden bespreekbaar moet maken. Daarmee krijgt de OR ook een actieve rol in het signaleren van risico’s.
De Arbowet onderstreept deze gezamenlijke verantwoordelijkheid. Zo verplicht artikel 5 lid 6 dat de RI&E en het plan van aanpak besproken worden met de OR. In artikel 12 staat expliciet dat zowel werkgever als medewerkers — vertegenwoordigd door de OR — samen verantwoordelijk zijn voor goede arbeidsomstandigheden.
De OR wordt dan pas betrokken als het beleid al op papier staat. Dat zorgt voor frustratie en wantrouwen. Want de OR hoort juist al vroeg mee te denken, vanaf het moment dat ideeën worden ontwikkeld.
Een goed voorbeeld hiervan speelde bij een onderwijsorganisatie waar de OR twijfelde aan de kwaliteit van de RI&E. Werkdruk en ongewenst gedrag kwamen nauwelijks aan bod. Door op advies van de kerndeskundige het gesprek opnieuw en gelijkwaardig te starten, werd de inhoud versterkt en het plan van aanpak breder gedragen.
Vanuit die wettelijke basis kijken we nu naar een terrein waarop de OR echt verschil kan maken: het verzuimbeleid.
Ook bij ziekteverzuim speelt het instemmingsrecht van de OR een belangrijke rol. Het gaat vooral om hoe verzuim voorkomen wordt: tijdig signaleren van werkstress, aanpassen van taken of het inrichten van flexibele werktijden.
De OR kan hierin het verschil maken door preventie centraal te zetten. Zoals bij een organisatie waar de OR structurele werkdrukmetingen voorstelde met Arbometer. Dit gaf HR concrete inzichten in stressfactoren, waarmee gericht kon worden ingegrepen. Het resultaat: minder verzuim en een beter werkklimaat.
Belangrijk is dat de OR niet alleen formeel wordt geraadpleegd, maar actief meedenkt en mee-evalueert. Verzuimbeleid wordt dan geen papieren verhaal, maar een gezamenlijke aanpak.
Daarbij hoort ook structureel overleg. Volgens richtlijnen zoals van SBI Formaat en Performa OR, is jaarlijks overleg tussen OR, arbodienst en preventiemedewerker gebruikelijk én wenselijk. Tijdens dit overleg wordt o.a. gekeken naar het arbocontract, knelpunten zoals werkdruk of ongewenst gedrag en het preventiebeleid. Zo ontstaat ruimte voor wederzijds begrip en beleid dat echt werkt.
Een goed ingericht verzuimbeleid sluit naadloos aan op de RI&E, die we hieronder verder uitlichten.
De RI&E is de start voor een goed arbobeleid. Het is hét instrument om risico’s in kaart te brengen en aan te pakken. Toch wordt de OR bij de RI&E vaak te laat betrokken, waardoor het een standaarddocument blijft zonder verdieping of opvolging. Denk aan een plan van aanpak waarin staat welke maatregelen genomen worden, wanneer en door wie.
Daar gaat het in de praktijk vaak mis. De OR krijgt een eindrapport zonder inzicht in de gebruikte methodiek, zonder prioritering en zonder duidelijke afspraken over opvolging. Of erger nog: wordt pas geïnformeerd als het proces al is afgerond.
In het eerdergenoemde onderwijsvoorbeeld gebeurde precies dat. De OR trok aan de bel waarna alsnog een verdiepend werkdrukonderzoek uitgevoerd. De preventiemedewerker werd actiever betrokken, prioriteiten werden gezamenlijk vastgesteld en evaluatiemomenten vastgelegd. Het resultaat: vertrouwen hersteld, concrete acties ingevoerd en positieve feedback van de Arbeidsinspectie.
Deze casus laat zien hoe belangrijk het is om niet alleen aan de wettelijke verplichting te voldoen, maar om de OR echt als partner te betrekken.
Maar waarom gaat het zo vaak mis? In de volgende sectie staan we stil bij de meest voorkomende valkuilen.
In de praktijk zien we steeds dezelfde valkuilen terugkomen wanneer HR en directie samenwerken met de OR rondom arbobeleid.
De OR wordt pas betrokken aan het eind van het traject. Gevolg: weerstand en vertraging.
Voorbeeld: Bij een zorginstelling werd een nieuw verzuimprotocol ingevoerd zonder instemming. De OR weigerde achteraf goedkeuring, waardoor het hele traject opnieuw moest.
Oplossing: betrek de OR vanaf het begin en communiceer open over doelen en kaders.
OR-leden zijn geen deskundigen, maar willen dat wel worden.
Voorbeeld: Bij een productiebedrijf leidde een korte scholing van de OR tot inhoudelijkere gesprekken en snellere besluitvorming.
De oplossing: Stimuleer scholing en deel methodieken of inspectierichtlijnen.
Afspraken verdwijnen in notulen en acties blijven liggen.
Voorbeeld: Bij een gemeente zorgde een vaste kwartaalcyclus voor meer grip op prioriteiten en betere samenwerking.
De oplossing: Richt een gezamenlijke evaluatiecyclus in en deel regelmatig voortgang.
Wie deze valkuilen vermijdt, vergroot de kans op een effectieve samenwerking met de OR. Vroegtijdig overleg draagt bij aan:
Dit voorkomt niet alleen vertraging, maar versterkt ook het vertrouwen binnen de organisatie. En dat is de basis voor arbobeleid dat gedragen én uitvoerbaar is.
De samenwerking tussen OR en werkgever hoeft geen stroperig proces te zijn. Als je de OR op tijd betrekt, kun je samen de arbeidsomstandigheden verbeteren en beleid maken dat werkt. Van effectief verzuimbeleid tot een RI&E die echt het verschil maakt op de werkvloer.
Vergeet niet: de OR is geen rem, maar een partner maar een partner in betere arbeidsomstandigheden. Door helder te communiceren en structuur aan te brengen, bouw je aan vertrouwen en beleid dat werkt. Dit geldt zeker ook bij het opstellen van preventief beleid voor psychosociale arbeidsbelasting, zoals werkdruk en ongewenst gedrag.
Bij ADXpert begeleiden we dagelijks organisaties die hun samenwerking met de OR willen verbeteren. We helpen organisaties instemming te zien als startpunt, niet als eindpunt.
Wil je weten hoe jouw organisatie de samenwerking met de OR naar een hoger niveau kan tillen? Neem contact met ons op voor een vrijblijvende kennismaking.